Quản lý Khách hẹn
Khách hẹn là nơi bạn ghi lại lịch hẹn xem phòng của khách mới. Bạn biết ai hẹn xem phòng nào, lúc mấy giờ, nhân viên nào đang theo, nhờ vậy không bị trùng lịch và chốt khách nhanh hơn.
Tổng quan
Quản lý khách hẹn gồm các việc:
- Tạo lịch hẹn: Đặt lịch xem phòng cho khách mới
- Theo dõi tiến trình: Chuyển trạng thái từ B1 → B2 → B3
- Quản lý người phụ trách: Giao nhân viên theo dõi từng khách
- Chuyển sang đặt cọc: Khi khách quyết định thuê
Quy trình 3 bước: B1: Bắn khách → B2: Hẹn khách → B3: Tư vấn bán hàng → Đặt cọc
Thêm khách hẹn mới
Truy cập màn hình quản lý
Từ menu chính, chọn Khách hàng > Khách hẹn
Khởi tạo lịch hẹn
Bấm nút [+] ở góc trên bên phải để mở form thêm khách hẹn
Điền thông tin khách hẹn
Điền đủ các thông tin sau:
Thông tin nhân viên phụ trách
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Người tìm khách | Nhân viên đã tìm được khách này | Bắt buộc |
| Người phụ trách | Nhân viên chăm sóc và theo dõi khách | Bắt buộc |
| CTV tìm khách | Cộng tác viên giới thiệu khách (nếu có) | Không bắt buộc |
Thêm nhân viên mới: Nếu nhân viên chưa có trong danh sách, bạn thêm ở phần Loại tài khoản và Người dùng .
Thông tin khách hàng
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Họ tên | Tên đầy đủ của khách | Bắt buộc |
| Số điện thoại | Số điện thoại liên hệ | Bắt buộc |
| Nguồn khách | Khách biết đến bạn từ đâu (Facebook, Zalo, Bạn bè…) | Bắt buộc |
Thông tin lịch hẹn
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Tòa nhà có phòng khách muốn xem | Bắt buộc |
| Phòng cần xem | Chọn một hoặc nhiều phòng | Bắt buộc |
| Thời gian hẹn xem | Ngày giờ hẹn xem phòng | Bắt buộc |
Lưu ý: Xem lại các lịch hẹn đã có để tránh hẹn hai khách cùng một giờ.
Hoàn tất và lưu
Bấm Lưu để tạo lịch hẹn
Lịch hẹn mới xuất hiện trong danh sách với trạng thái B1: Bắn khách.
Chuyển đổi trạng thái khách hẹn
Sau khi tạo khách hẹn, bạn chuyển khách qua từng bước tiếp theo:
B1: Bắn khách → B2: Hẹn khách
Bấm nút Chuyển tiếp
Tại cột Thao tác, bấm biểu tượng Chuyển tiếp
Điền thông tin chuyển tiếp
- Chọn Người phụ trách cho bước tiếp theo
- Thêm Ghi chú về tình hình khách (nếu muốn)
- Bấm Lưu để xác nhận
Trạng thái chuyển sang B2: Hẹn khách
B2: Hẹn khách → B3: Tư vấn bán hàng
Tiếp tục bấm biểu tượng Chuyển tiếp và điền tương tự để chuyển sang B3: Tư vấn bán hàng.
B3: Tư vấn bán hàng: Đây là bước quan trọng. Bạn tư vấn kỹ, giải đáp thắc mắc và thuyết phục khách quyết định thuê.
B3: Tư vấn bán hàng → Đặt cọc
Khi khách đồng ý thuê và đặt cọc:
- Tại cột Thao tác, bấm biểu tượng Đặt cọc
- Điền thông tin đặt cọc theo hướng dẫn ở mục Đặt cọc
- Bấm Lưu để hoàn tất
Chốt khách thành công: Sau khi đặt cọc, khách hẹn trở thành khách đặt cọc và bắt đầu quy trình ký hợp đồng.
Các thao tác khác
Trong lúc theo dõi khách hẹn, bạn còn có thể:
Đánh dấu thất bại
Khi khách không có nhu cầu thuê nữa hoặc không liên lạc được:
- Bấm Đánh dấu thất bại trong cột Thao tác
- Chọn lý do thất bại (Không có nhu cầu, Giá cao, Không liên lạc được…)
- Thêm ghi chú chi tiết
- Bấm Lưu
Lưu ý: Khách đánh dấu thất bại vẫn được giữ trong Resident để bạn xem lại và liên hệ lại sau.
Chỉnh sửa thông tin
- Bấm Sửa trong cột Thao tác
- Sửa thông tin cần thay đổi
- Bấm Lưu để xác nhận
Xóa khách hẹn
- Bấm Xóa trong cột Thao tác
- Xác nhận trong hộp thoại
Cảnh báo: Xóa rồi không lấy lại được. Nếu chỉ muốn khép lại khách này, hãy dùng “Đánh dấu thất bại” thay vì xóa để còn giữ dữ liệu.
Mẹo và thực hành tốt
Nhắc lịch tự động: Cài thông báo để nhắc khách và nhân viên trước giờ hẹn 1-2 tiếng.
Phân công hợp lý: Giao người phụ trách theo khu vực hoặc loại phòng, nhân viên nắm rõ phòng thì tư vấn tốt hơn.
Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi: Đếm xem bao nhiêu khách hẹn thành khách đặt cọc để biết việc tư vấn có hiệu quả không.
Ghi chú chi tiết: Ghi lại nhu cầu, ngân sách, điều khách ưu tiên để lần sau tư vấn đúng ý.
Tái tiếp cận khách cũ: Thỉnh thoảng xem lại danh sách khách thất bại, có phòng phù hợp thì liên hệ lại.
Báo cáo và thống kê
Resident có các báo cáo về khách hẹn:
- Số lượng khách hẹn theo thời gian: Theo ngày, tuần, tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi: Từ khách hẹn sang đặt cọc
- Hiệu suất nhân viên: Số khách được tư vấn và tỷ lệ chốt
- Nguồn khách hiệu quả: Kênh nào mang lại nhiều khách nhất