Sự cố / Công việc
Vận hành tòa nhà thì lúc nào cũng có việc phát sinh, mỗi bộ phận một kiểu. Màn Công việc giúp bạn giao việc cho đúng người và biết việc đó đang tới đâu.
Màn Công việc gồm:
- Công việc tự tạo: việc do một tài khoản trong Resident tạo ra
- Sự cố từ khách thuê: việc do khách thuê báo lên từ căn hộ
Các tính năng chính
Ở màn Công việc, bạn làm được những việc sau:
- Tạo công việc mới - tạo việc và giao cho người phụ trách
- Nhận xử lý - nhận việc về mình và bắt tay vào làm
- Hoàn thành công việc - báo kết quả đã làm
- Nghiệm thu - xem lại kết quả đạt hay chưa đạt
- Lọc & Thống kê - xem việc đang nằm ở trạng thái nào
1. Tạo công việc mới
Công việc mới là việc bạn tạo từ bất kỳ tài khoản nào, giao cho nhân viên phụ trách và chưa ai nhận.
Truy cập màn Công việc
Ở màn hình chính, chọn Công việc.
Mở form thêm mới
Ở màn Danh sách công việc, bấm Thêm công việc.
Điền thông tin công việc
Màn Thêm công việc hiện ra. Bạn điền các thông tin sau:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Căn hộ | Không bắt buộc | Chọn căn hộ liên quan (nếu có) |
| Phòng | Không bắt buộc | Chọn phòng cụ thể (nếu có) |
| Giường | Không bắt buộc | Chọn giường cụ thể (nếu có) |
| Tiêu đề | Bắt buộc | Nói ngắn gọn việc cần làm |
| Mô tả | Bắt buộc | Tả rõ việc cần xử lý |
| Nhóm công việc | Bắt buộc | Chọn trong danh sách hoặc bấm (+) để thêm mới |
| Loại công việc | Bắt buộc | Chọn trong danh sách hoặc bấm (+) để thêm mới |
| Mức độ ưu tiên | Bắt buộc | Bình thường / Thấp / Gấp |
| Người thực hiện | Bắt buộc | Chọn người lo việc này |
| Hạn hoàn thành | Bắt buộc | Chọn ngày giờ phải xong |
| Hiển thị với khách hàng | Không bắt buộc | Bật nếu muốn khách thuê xem được |
| Đính kèm | Không bắt buộc | Chọn ảnh/file kèm theo (nếu có) |
Trường nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Lưu công việc
Bấm nút Lưu là xong.
Tạo được thì Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công”, công việc hiện trong danh sách với trạng thái “Chưa làm”.
Tạo xong, Resident tự báo cho người thực hiện qua app/email/Zalo (tùy cài đặt), bạn không phải gọi nhắc.
2. Nhận xử lý công việc
Việc tạo xong sẽ tới người thực hiện mà bạn đã chọn.
Nhấn nút Nhận xử lý
Bạn là người phụ trách thì bấm nút Nhận xử lý để nhận việc.
Xác nhận nhận việc
Resident hỏi lại “Bạn có chắc chắn muốn nhận việc?”
Bấm Đồng ý là nhận xong.
Nhận được rồi thì công việc chuyển sang trạng thái “Đang làm”.
Bắt đầu làm việc
Lúc bắt tay vào làm, bấm nút Bắt đầu làm để người quản lý và khách thuê biết việc đã được xử lý.
Bấm Bắt đầu làm để ai cũng nhìn thấy việc đang chạy tới đâu, đỡ phải hỏi qua hỏi lại.
3. Hoàn thành công việc
Nhấn nút Hoàn thành
Làm xong việc, bạn bấm nút Hoàn thành để ghi lại kết quả.
Điền thông tin hoàn thành
Màn Hoàn thành công việc hiện ra. Bạn điền:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Thời gian hoàn thành | Bắt buộc | Ngày giờ làm xong thực tế |
| Mô tả | Bắt buộc | Kể lại đã xử lý thế nào, kết quả ra sao |
| Đính kèm | Không bắt buộc | Ảnh/file chứng minh kết quả (nếu có) |
Lưu kết quả
Bấm nút Lưu.
Lưu được thì công việc chuyển sang trạng thái “Chờ nghiệm thu”.
Nên kèm ảnh chụp kết quả, người nghiệm thu nhìn là duyệt ngay, khỏi phải đi xem lại.
4. Nghiệm thu công việc
Việc làm xong sẽ nằm ở trạng thái “Chờ nghiệm thu”.
Nhấn nút Nghiệm thu
Tài khoản của bạn có quyền nghiệm thu thì bấm nút Nghiệm thu công việc.
Đánh giá kết quả
Ở màn Nghiệm thu, bạn điền phần đánh giá:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Đánh giá kết quả xử lý | Chấm việc đạt hay không đạt |
| Khách hàng đánh giá | Đánh giá của khách hàng (nếu có) |
| Nhận xét của khách hàng | Khách nói gì về lần xử lý này |
Hoàn thành nghiệm thu
Bấm Lưu để chốt nghiệm thu.
Xong thì công việc chuyển sang trạng thái “Đã nghiệm thu”.
Muốn xem lại một công việc lúc nào cũng được, bạn bấm vào Mã công việc.
5. Lọc công việc
Danh sách dài thì bạn lọc cho nhanh, chỉ hiện đúng nhóm việc mình đang cần xem.
Cách làm:
Bấm biểu tượng 3 gạch màu đen ở góc trên bên phải màn hình.
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Trạng thái | Chưa làm, Đang làm, Chờ nghiệm thu, Đã nghiệm thu, Không đạt, Quá hạn |
| Căn hộ | Lọc theo tòa nhà/căn hộ |
| Phòng | Lọc theo phòng cụ thể |
| Nhóm công việc | Lọc theo nhóm (Sửa chữa, Vệ sinh, Kỹ thuật…) |
| Loại công việc | Lọc theo loại chi tiết |
| Mức độ ưu tiên | Bình thường, Thấp, Gấp |
| Người thực hiện | Lọc theo nhân viên |
| Thời gian | Lọc theo khoảng thời gian tạo/hạn hoàn thành |
Chọn xong các tiêu chí thì bấm Áp dụng.
Ghép nhiều tiêu chí cùng lúc, bạn tìm ra đúng việc cần xem trong vài giây.
6. Thống kê công việc
Ở màn Công việc, phần Thống kê đầu trang cho bạn biết mỗi trạng thái đang có bao nhiêu việc.
Các trạng thái theo dõi:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chưa làm | Việc mới, chưa ai nhận |
| Đang làm | Đã có người nhận và đang làm |
| Chờ nghiệm thu | Làm xong, chờ người duyệt |
| Đã nghiệm thu | Đã duyệt và chấp nhận |
| Không đạt | Nghiệm thu không đạt, phải làm lại |
| Quá hạn | Trễ so với hạn đã đặt |
Nhìn thống kê bạn được gì:
- Biết ngay tình hình việc trong tòa nhà
- Thấy sớm việc đang trễ hạn
- Biết nhân viên nào làm nhanh, nhân viên nào đang quá tải
- Rút kinh nghiệm để lần sau chạy trơn hơn
Nhìn thống kê mỗi ngày, bạn nắm được việc nào đang tồn để nhắc trước khi trễ hạn.
Quy trình làm việc hoàn chỉnh
Tạo công việc
Người quản lý tạo việc mới và chọn người thực hiện → Trạng thái: chưa làm
Nhận xử lý
Người thực hiện nhận việc và bắt đầu làm → Trạng thái: đang làm
Hoàn thành
Người thực hiện ghi kết quả và kèm ảnh chứng minh → Trạng thái: chờ nghiệm thu
Nghiệm thu
Người có quyền nghiệm thu chấm kết quả → Trạng thái: đã nghiệm thu hoặc không đạt
Mẹo quản lý công việc
Mẹo quản lý công việc hiệu quả:
1. Đặt tiêu đề ngắn và rõ
- Khoảng 50-60 ký tự
- Nói thẳng việc cần làm (VD: “Sửa ổ khóa phòng 301”, “Vệ sinh hành lang tầng 5”)
2. Tả rõ công việc
- Hiện trạng đang thế nào
- Cần làm những gì
- Có gì cần lưu ý thêm
3. Chọn đúng mức độ ưu tiên
- Gấp: sự cố nặng, ảnh hưởng nhiều người
- Bình thường: việc hay gặp, không vội
- Thấp: việc để sau cũng được
4. Đặt hạn hoàn thành vừa sức
- Ước lượng theo thời gian làm thật
- Cộng thêm 20-30% phòng khi phát sinh
- Việc gấp thì xếp hạn trước
5. Kèm ảnh cho dễ hiểu
- Ảnh chỗ đang hỏng
- Ảnh sau khi sửa xong
- File hướng dẫn nếu việc phức tạp
6. Nghiệm thu cho chắc
- Xuống tận nơi xem
- Đối chiếu với yêu cầu ban đầu
- Ghi nhận xét thật, đừng duyệt cho xong
Phân loại công việc phổ biến
Sửa chữa
Nhóm: Sửa chữa - Bảo trì
Các loại công việc phổ biến:
Điện nước
- Sửa hệ thống điện
- Thay thiết bị điện
- Sửa đường ống nước
- Thông tắc bồn cầu, bồn rửa
Nội thất
- Sửa cửa, khóa
- Sơn tường
- Thay gạch, lát nền
- Sửa đồ nội thất
Cơ điện
- Bảo trì thang máy
- Sửa hệ thống điều hòa
- Bảo trì máy bơm nước
- Sửa cửa cuốn, rèm
Các tình huống xử lý
Công việc quá hạn
Vì sao trễ:
- Ước lượng thời gian sai
- Thiếu người làm
- Việc rắc rối hơn dự tính
- Phải chờ bên thứ ba (nhà cung cấp, thợ…)
Bạn nên làm:
- Gọi người thực hiện hỏi tình hình
- Gia hạn nếu lý do hợp lý
- Cử thêm người hỗ trợ
- Báo cho khách biết (nếu việc đang hiển thị với khách)
Nghiệm thu không đạt
Vì sao không đạt:
- Làm không đúng yêu cầu ban đầu
- Chất lượng chưa ổn
- Khách chưa hài lòng
- Còn sót hạng mục
Bạn nên làm:
- Ghi rõ lý do không đạt
- Yêu cầu làm lại hoặc sửa tiếp
- Đặt hạn mới
- Theo sát lần thứ hai
Khách thuê khiếu nại
Vì sao khách phàn nàn:
- Xử lý chậm
- Kết quả chưa đạt
- Thái độ nhân viên
- Ảnh hưởng đến sinh hoạt
Bạn nên làm:
- Nghe hết và ghi lại đầy đủ
- Xin lỗi và nói rõ lý do
- Đưa ra cách khắc phục
- Theo đến khi khách hài lòng
Các trang liên quan
- Thông báo - Gửi thông báo về sự cố đến khách thuê
- Khách hàng - Quản lý thông tin khách thuê
- Phòng - Quản lý căn hộ/phòng