Biên bản bàn giao

Ở màn Biên bản bàn giao, bạn tạo sẵn mẫu biên bản bàn giao tài sản để mỗi lần bàn giao chỉ việc in ra, không phải gõ lại.
Dùng mẫu thì lần bàn giao nào cũng theo cùng một kiểu, bạn đỡ quên hạng mục và khách thuê cũng dễ đối chiếu.

1. Những thông tin bạn thấy trên màn hình

Trong danh sách mẫu, bạn thấy các cột:

• Mã: Mã biên bản, Resident tự đặt.
• Tên mẫu: Tên của mẫu biên bản (ví dụ: BB bàn giao TS khi ký hợp đồng, BB bàn giao TS khi thanh lý hợp đồng…).
• Xem mẫu PDF: Xem trước nội dung biên bản dưới dạng file PDF.
• Mặc định: Chọn một mẫu làm mẫu dùng sẵn cho các lần bàn giao sau.
• Thao tác:
  • Sửa (biểu tượng bút tím): Sửa thông tin hoặc nội dung mẫu biên bản.
  • Xóa (biểu tượng thùng rác đỏ): Bỏ mẫu biên bản không còn dùng.

2. Thêm mẫu biên bản bàn giao mới

Bước 1: Bấm nút (+) Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 2: Ở màn hình Thêm mẫu biên bản bàn giao, điền các thông tin sau:

• Tên mẫu biên bản: Đặt tên để phân biệt với các mẫu khác.
• Mô tả: Ghi vài chữ về nội dung hoặc lúc nào thì dùng mẫu này.
• File biên bản mẫu:
  • Tải file biên bản mẫu lên.
  • Lưu ý: Trong file, bạn đặt sẵn các mã code trường thông tin (ví dụ: họ tên khách thuê, căn cước, số điện thoại, ngày ký, tên căn hộ, danh sách tài sản…). Khi tạo biên bản, Resident thay các mã này bằng dữ liệu thật vào đúng chỗ.
• Mặc định: Bật công tắc nếu bạn muốn lấy mẫu này làm mẫu dùng sẵn.

Bước 3: Bấm Lưu là xong.

3. Sửa hoặc xóa mẫu biên bản bàn giao

• Sửa: Bấm nút Sửa (bút xanh) ở dòng mẫu cần sửa → đổi nội dung → bấm Lưu.
• Xóa: Bấm nút Xóa (thùng rác đỏ) ở dòng mẫu cần bỏ → xác nhận để xóa.

Danh sách mã code đầy đủ

Bạn đặt các mã dưới đây vào file Word (.docx) ở đúng chỗ cần điền. Khi tạo tài liệu, Resident thay mã bằng dữ liệu thật. Mã phân biệt chữ hoa chữ thường và phải giữ nguyên cặp ngoặc nhọn. Loại biểu mẫu này hiện có 62 mã.

Khách cũ (nhượng)

Khách mới (nhận nhượng)

Nhân viên quản lý

Tài sản và phí

Thông tin chung

Ảnh chèn tự động

Mã ảnh viết theo kiểu +++IMAGE TÊN()+++. Số trong ngoặc là chiều rộng ảnh tính bằng cm, để trống thì lấy 2 cm. Ví dụ +++IMAGE OWNER_SIGNATURE(3)+++ là ảnh rộng 3 cm.

Bảng lặp nhiều dòng

Trong Word, bạn đặt mã mở vào ô đầu tiên và mã đóng vào ô cuối cùng của một dòng bảng. Resident sẽ nhân dòng đó ra đủ số tài sản hoặc hạng mục bạn có. Bên trong dòng, bạn dùng các trường viết thường ở bảng bên dưới.

Trường trong dòng tài sản (assets)

Trường trong dòng hạng mục khác (otherHandover)