Phương tiện
Tổng quan
Mỗi chiếc xe của khách thuê được coi là tài sản gắn với khách trong thời gian khách ở tại căn hộ của bạn. Ghi đầy đủ thông tin xe, bạn sẽ:
- Biết khách đang gửi bao nhiêu xe tại căn hộ
- Nắm đặc điểm từng xe: loại xe, biển số, màu sắc,…
- Biết xe của khách nào, khách đang ở tòa nào, phòng nào, giường nào
- Nhận ra đúng xe khi cần đối chiếu
Màn hình có hai tab: Xe đã đăng ký (danh sách xe hiện tại) và Yêu cầu của khách thuê (xe do khách tự đăng ký từ App Resident, chờ bạn duyệt).
1. Thêm phương tiện
Truy cập màn hình Phương tiện
Trên thanh công cụ, bấm Khách hàng → Phương tiện
Tạo phương tiện mới
Bấm nút dấu (+) để thêm phương tiện
Điền thông tin phương tiện
Màn Thêm phương tiện hiện ra. Bạn điền các thông tin sau:
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà khách đang ở | Không |
| Phòng | Chọn phòng của khách | Không |
| Khách hàng | Chọn khách là chủ chiếc xe này | Không |
| Loại phương tiện | Ô tô, Ô tô điện, Xe máy, Xe máy điện, Xe đạp, Xe đạp điện | Có |
| Tên dòng xe | Honda Airblade, Toyota Vios,… | Có |
| Biển số xe | Biển số của xe (VD: 29T2-686.68) | Có |
| Màu xe | Màu của xe (VD: Đen nhám) | Có |
| Tên chủ xe (theo đăng ký xe) | Tên chủ xe ghi trên giấy đăng ký xe | Có |
| Số vé xe | Số thẻ hoặc vé gửi xe (nếu có) | Không |
| Ảnh xe | PNG, JPG, JPEG, tối đa 10MB | Không |
| Hoạt động | Tắt khi xe không còn gửi tại tòa nhà nhưng bạn muốn giữ lịch sử | Không |
Lưu thông tin
Bấm Lưu là xong
Nếu thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và xe mới xuất hiện trong danh sách phương tiện
2. Mẹo thêm danh sách phương tiện nhanh từ file Excel
Nếu có nhiều xe cần nhập, bạn không cần gõ từng chiếc. Resident cho bạn nhập một lần từ file Excel mẫu.
Truy cập màn hình Phương tiện
Trên thanh công cụ, bấm Khách hàng → Phương tiện
Chọn nhập dữ liệu
Bấm nút Thêm dữ liệu hình mũi tên đi lên
Tải file mẫu
Màn nhập dữ liệu hiện ra. Bấm “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu về máy
Điền dữ liệu vào file Excel
Mở file mẫu và điền thông tin xe vào đúng các cột có sẵn
Lưu ý:
- Những cột đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
- Xem ví dụ mẫu trong file trước khi điền để tránh nhập sai
- Biển số xe phải ghi đúng định dạng (Ví dụ: 29A-12345, 30H1-23456)
Upload file và nhập dữ liệu
Đưa file lên Resident bằng một trong hai cách:
- Bấm nút “Chọn file”, hoặc
- “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu
Sau đó bấm nút Nhập dữ liệu
Nếu nhập thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các xe vừa nhập xuất hiện trong màn Danh sách phương tiện
3. Duyệt yêu cầu đăng ký xe từ khách thuê
Khách thuê có thể tự gửi yêu cầu thêm xe, thay đổi thông tin hoặc xóa xe trên App Resident. Yêu cầu nằm ở tab Yêu cầu của khách thuê, số yêu cầu chờ duyệt hiện ngay trên tab. Bạn bấm Xem và duyệt, kiểm tra thông tin khách đề nghị rồi Duyệt yêu cầu hoặc Từ chối kèm phản hồi. Xe chỉ thay đổi trong danh sách sau khi bạn duyệt.
Hướng dẫn chi tiết xem tại Duyệt đăng ký phương tiện.
Sửa, xóa phương tiện
Sau khi thêm xe, nếu cần sửa hoặc xóa:
- Tại màn Danh sách phương tiện, tìm xe cần sửa
- Bấm nút Thao tác ở hàng đó
- Chọn Cập nhật (để sửa) hoặc Xóa (để xóa)
- Sửa xong, Resident báo “Dữ liệu đã được CẬP NHẬT thành công”
- Xóa xong, Resident báo “Dữ liệu đã được XOÁ thành công”
- Trong chi tiết xe có mục Lịch sử yêu cầu của khách thuê, liệt kê các yêu cầu khách đã gửi cho xe đó
Tìm kiếm và lọc phương tiện
Tại màn hình Danh sách phương tiện, bạn có thể:
- Tìm kiếm: theo biển số xe, tên khách hàng, tên xe
- Lọc theo tòa nhà: xem xe của từng tòa nhà
- Lọc theo loại phương tiện: ô tô, xe máy, xe đạp điện,…
- Lọc theo phòng: xem xe của từng phòng
- Xuất Excel: xuất danh sách xe ra file Excel
Mẹo và thực hành tốt
Chụp ảnh phương tiện
Khi khách đăng ký xe, nên chụp vài góc (mặt trước, mặt sau, biển số rõ). Sau này có tranh chấp, bạn có ảnh để đối chiếu.
Kiểm tra biển số xe
Trước khi lưu, kiểm tra xem biển số đã có trong Resident chưa. Mỗi biển số chỉ nên đăng ký một lần để khỏi nhầm.
Để khách tự cập nhật khi đổi xe
Hướng dẫn khách gửi yêu cầu trên App Resident khi đổi xe mới hoặc không còn dùng xe. Bạn chỉ cần duyệt, không phải nhập lại từ đầu.
Quản lý phí gửi xe
Nếu có thu phí gửi xe, nên thêm dịch vụ “Phí gửi xe” vào hợp đồng của khách. Phí có thể tính theo loại xe (xe máy giá X, ô tô giá Y).
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Xe khai trong hồ sơ khách hàng có hiện ở đây không?
Có. Phần thông tin xe khi thêm khách và menu Phương tiện dùng chung một dữ liệu.
Hỏi: Khách chuyển phòng thì xe có đi theo không?
Xe gắn với khách và vị trí tại lúc đăng ký. Sau khi chuyển phòng, bạn kiểm tra và Cập nhật lại tòa nhà, phòng của xe nếu cần.
Hỏi: Xe bị từ chối hoặc xóa theo yêu cầu có mất lịch sử không?
Không. Yêu cầu và quyết định vẫn nằm trong lịch sử; xe bị xóa chỉ chuyển sang ngừng hiệu lực chứ không mất dữ liệu.