Báo cáo Lịch thanh toán
1. Báo cáo này dùng để làm gì
Báo cáo Lịch thanh toán giúp bạn:
- Biết từng khách đã đóng tiền chưa (cá nhân hay tổ chức), theo từng phòng, từng tòa nhà
- Nhắc nợ và thu tiền dễ hơn, dù bạn tự làm hay giao cho kế toán, chăm sóc khách hàng
Nhìn báo cáo này, bạn biết ai còn nợ, nợ bao nhiêu, đến hạn khi nào, để chủ động nhắc trước và giữ tiền về đều.
2. Giao diện chính
Màn hình liệt kê những khách còn nợ, kèm khu vực, tòa nhà, phòng, số tiền nợ và hạn thanh toán.
3. Ý nghĩa các cột
| Tên cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Khu vực | Nhóm dự án hoặc khu dân cư bạn đã chia theo nhóm quản lý |
| Tòa nhà | Mã của tòa nhà trong Resident |
| Căn hộ/Giường | Mã phòng hoặc giường khách đang ở |
| Khách hàng | Tên khách thuê |
| Tổng nợ tháng này | Tổng số tiền khách phải đóng trong kỳ (thường là tháng) |
| Đã thanh toán | Số tiền khách đã đóng trong kỳ |
| Còn nợ | Tổng nợ tháng này trừ đi Đã thanh toán |
| Hạn TT | Hạn khách phải đóng các khoản còn nợ |
Về cột “Tổng nợ tháng này”:
Số này có thể gồm cả phí quản lý, điện nước, dịch vụ… tùy bạn cấu hình trong Resident.
4. Cách dùng
4.1. Lọc, tìm kiếm
Bước 1: Mở báo cáo
Từ trang chủ, chọn Báo cáo tài chính → Lịch thanh toán
Bước 2: Mở bộ lọc
Bấm biểu tượng Lọc dữ liệu (biểu tượng ba gạch màu đen)
Bước 3: Chọn tiêu chí và áp dụng
Chọn tiêu chí lọc (khu vực, tòa nhà, phòng, từ khóa), rồi bấm Áp dụng. Bảng chỉ hiện những dòng đúng với lựa chọn của bạn
4.2. Xuất dữ liệu
Bước 1: Bấm Xuất dữ liệu
Ở màn hình Báo cáo Lịch thanh toán, bấm biểu tượng Xuất dữ liệu (hình mũi tên màu xanh hướng xuống)
Bước 2: Tải file
Resident mở màn hình lịch sử Export. Bấm Tải xuống ở dòng bạn vừa xuất
Bước 3: Mở file
Mở file Excel/CSV vừa tải để xem và xử lý số liệu
5. Gợi ý dùng theo từng bộ phận
Bộ phận Tài chính
Bộ phận Tài chính
Việc của bạn:
- Theo dõi tổng nợ theo từng kỳ
- Báo cáo tình hình thu chi lên Ban Giám đốc
- Chia nợ theo mức độ (trong hạn, quá hạn, nợ xấu)
Nên làm:
- Xuất báo cáo định kỳ: Mỗi tuần xuất một lần để có số mới nhất
- So với các tháng trước: Thấy sớm chỗ nào đang xấu đi
- Lên kế hoạch thu nợ: Ưu tiên khoản nợ lớn và quá hạn lâu
- Báo cáo Ban Giám đốc: Tổng hợp số liệu, tỷ lệ thu hồi, dự báo dòng tiền
Con số nên theo dõi:
- Tổng nợ / Tổng doanh thu tháng (nên dưới 20%)
- Tỷ lệ thu hồi nợ (nên trên 85%)
- Số khách nợ quá hạn hơn 30 ngày
6. Phân tích và cải thiện
6.1. Các con số quan trọng
| Chỉ số | Cách tính | Mức an toàn |
|---|---|---|
| Tỷ lệ nợ/Doanh thu | (Tổng nợ / Tổng doanh thu tháng) × 100% | < 20% |
| Tỷ lệ thu hồi | (Đã thanh toán / Tổng phải thu) × 100% | > 85% |
| Thời gian thu nợ bình quân | Tổng ngày quá hạn / Số khách nợ | < 10 ngày |
| Tỷ lệ nợ xấu | (Nợ > 90 ngày / Tổng nợ) × 100% | < 5% |
6.2. Chia mức độ rủi ro
7. Cách giảm nợ
7.1. Phòng ngừa từ đầu
-
Thu đủ tiền cọc:
- Thu tối thiểu 2 tháng tiền cọc
- Giữ lại 1 tháng tiền phòng khi khách chuyển đi
-
Khuyến khích trả tự động:
- Gợi ý khách đăng ký thanh toán tự động qua ngân hàng
- Giảm 2-5% phí dịch vụ cho khách trả tự động
-
Thưởng khách đóng đúng hạn:
- Giảm 3% nếu đóng trước ngày 5 hàng tháng
- Tặng voucher dịch vụ cho khách đóng đúng hạn 6 tháng liên tục
7.2. Xử lý nợ đang có
-
Chia nhóm và ưu tiên:
- Thu khoản lớn và quá hạn lâu trước
- Nhóm khách theo mức dễ khó để có cách phù hợp
-
Thương lượng linh hoạt:
- Cho khách khó khăn tạm thời trả thành nhiều đợt
- Giảm phí phạt nếu khách cam kết đóng ngay
-
Nhờ dịch vụ bên ngoài:
- Nợ xấu hơn 90 ngày, cân nhắc thuê công ty thu hồi nợ
- Phí thường 30-50% số tiền thu được
7.3. Làm quy trình tốt hơn
-
Nhắc nợ tự động:
- Gửi SMS/Zalo tự động trước hạn 3 ngày
- Gửi email tự động khi quá hạn 1, 7, 15, 30 ngày
-
Rà soát định kỳ:
- Họp tuần để xem lại danh sách nợ
- Giao rõ từng nhân viên theo dõi khách nào
-
Đào tạo nhân viên:
- Kỹ năng nói chuyện và thương lượng
- Nắm quy định pháp luật về thu nợ
8. Một số tình huống thường gặp
8.1. Khách thực sự khó khăn
Tình huống: Khách A mất việc, nợ 15 triệu, quá hạn 20 ngày.
Cách xử lý:
- Gặp trực tiếp để hiểu hoàn cảnh
- Đề xuất trả dần: 5 triệu/tháng trong 3 tháng
- Nhờ người thân bảo lãnh
- Giảm 50% phí phạt nếu khách giữ đúng cam kết
- Theo dõi sát, gọi nhắc trước mỗi đợt trả
8.2. Khách cố tình trốn nợ
Tình huống: Khách B nợ 30 triệu, quá hạn 45 ngày, không liên lạc được.
Cách xử lý:
- Gửi thư cảnh báo chính thức về địa chỉ thường trú (qua bưu điện)
- Liên hệ người thân, đồng nghiệp (nếu có thông tin)
- Tạm ngưng toàn bộ dịch vụ (điện, nước, internet)
- Yêu cầu khách chuyển đi trong 7 ngày
- Khởi kiện nếu khách không hợp tác
- Trừ tiền cọc, thu lại thiết bị cho thuê (nếu có)
8.3. Khách không đồng ý với hóa đơn
Tình huống: Khách C không đóng vì cho rằng tiền điện nước quá cao.
Cách xử lý:
- Mời khách lên văn phòng để đối chiếu hóa đơn
- Đưa chỉ số đầu kỳ, cuối kỳ, ảnh chụp đồng hồ
- So với các tháng trước và với các phòng tương tự
- Nếu khách vẫn không đồng ý, đề nghị kiểm tra đồng hồ
- Nếu đồng hồ lỗi, sửa lại hóa đơn và xin lỗi khách
- Nếu đồng hồ bình thường, giải thích rõ và đề nghị khách đóng
9. Lưu ý quan trọng
Về khách đóng dư:
Khách đã đóng dư sẽ không hiện trong danh sách này, mà hiện ở mục “Tiền thừa” trong phần Quản lý tài chính.
Về cấu hình:
Số “Tổng tiền tháng này” có thể gồm cả phí quản lý, điện nước, dịch vụ… tùy cấu hình của bạn trong Resident. Cần đổi thì liên hệ bộ phận IT.
Lưu ý pháp lý:
Khi thu nợ, tuyệt đối không:
- Đe dọa, xúc phạm khách
- Đăng danh sách nợ lên mạng xã hội
- Tự ý vào phòng khách để lấy đồ
- Dùng bạo lực hoặc gây áp lực quá mức
Mọi việc làm phải đúng pháp luật và đúng hợp đồng đã ký.
10. Liên kết liên quan
- Báo cáo Khách nợ tiền - Xem chi tiết từng khách nợ
- Báo cáo Dòng tiền - Phân tích dòng tiền tổng thể
- Hóa đơn - Tạo và gửi hóa đơn cho khách
- Thu chi - Ghi nhận các khoản thu từ khách hàng