Ghi chỉ số
Tổng quan
Cuối tháng nào bạn cũng phải chốt chỉ số công tơ điện nước để tính tiền cho khách. Ghi chỉ số lên Resident, bạn được:
- Ghi nhanh, ít nhầm
- Ghi từng phòng hoặc ghi hàng loạt bằng file Excel
- Resident tự tính tiền điện nước
- Lịch sử chỉ số được lưu lại để đối chiếu khi cần
- Chụp ảnh công tơ kèm theo làm bằng chứng
Ghi chỉ số đúng và đúng hạn thì hóa đơn mới chính xác và gửi cho khách kịp lúc.
1. Ghi chỉ số từng phòng
Mở màn hình Ghi chỉ số
Ở màn hình chính, chọn Tài chính → Ghi chỉ số.
Thêm chỉ số mới
Bấm nút dấu (+) để Thêm chỉ số.
Điền thông tin công tơ
Màn hình Công tơ hiện ra. Bạn điền theo bảng dưới đây:
Mục nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà cần ghi chỉ số | Bắt buộc |
| Phòng | Chọn phòng cần ghi chỉ số | Bắt buộc |
| Loại công tơ | Điện, Nước hoặc loại khác | Bắt buộc |
| Tháng chốt | Tháng ghi chỉ số | Bắt buộc |
| Ngày chốt | Ngày ghi chỉ số | Bắt buộc |
| Công tơ chưa chốt trong tháng | Resident liệt kê sẵn các công tơ chưa chốt | Không bắt buộc |
| Chỉ số đầu | Chỉ số cuối tháng trước, Resident tự điền | Không bắt buộc |
| Chỉ số mới | Chỉ số bạn vừa đọc trên công tơ | Bắt buộc |
| Hình ảnh công tơ | Chụp ảnh công tơ làm bằng chứng | Không bắt buộc |
Lưu và duyệt chỉ số
Bấm Lưu để ghi chỉ số mới cho các công tơ.
Lưu xong, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và chỉ số vừa ghi hiện ở màn Chốt chỉ số.
Về việc duyệt chỉ số:
Sau khi chốt, Resident hiện thêm nút “Duyệt” màu xanh (Thao tác → Duyệt). Bạn duyệt để xác nhận chỉ số đã đúng trước khi lên hóa đơn gửi khách.
Bạn có thể:
- Tích chọn nhiều chỉ số rồi duyệt một lượt
- Bật duyệt tự động nếu muốn Resident duyệt thay bạn
2. Ghi chỉ số hàng loạt bằng file Excel
Nếu bạn có nhiều phòng, ghi hàng loạt bằng file Excel sẽ đỡ mất thời gian hơn nhiều.
Mở màn hình Ghi chỉ số
Ở màn hình chính, chọn Ghi chỉ số.
Chọn nhập dữ liệu
Bấm nút Thêm dữ liệu (hình mũi tên đi lên).
Tải file mẫu
Màn nhập dữ liệu hiện ra. Bấm “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu về máy.
Điền dữ liệu vào file Excel
Mở file mẫu và điền chỉ số công tơ vào đúng các cột có sẵn.
Lưu ý:
- Cột nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền
- Chỉ số mới phải lớn hơn chỉ số đầu, bạn kiểm tra kỹ trước khi nhập
- Tên phòng phải khớp đúng với tên đã tạo trên Resident
Tải file lên và nhập dữ liệu
Đưa file lên Resident bằng một trong hai cách:
- Bấm “Chọn file”, hoặc
- “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu
Sau đó bấm Nhập dữ liệu.
Nhập xong, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các chỉ số hiện ở màn Ghi chỉ số.
3. Các tính năng khác tại màn Ghi chỉ số
a. Sửa, Xóa chỉ số
Sửa/Xóa từng chỉ số
Muốn Sửa hoặc Xóa một chỉ số đã chốt:
- Bấm Thao tác ở dòng chỉ số đó
- Chọn Cập nhật (để sửa) hoặc Xóa (để xóa)
Lưu ý quan trọng:
Chỉ sửa hoặc xóa được chỉ số đang ở trạng thái Chưa duyệt.
Chỉ số đã duyệt thì bạn Bỏ duyệt trước, rồi mới sửa hoặc xóa.
Xóa hàng loạt
Muốn xóa nhiều chỉ số một lượt:
- Tích vào ô vuông ở các chỉ số muốn xóa
- Bấm biểu tượng Xóa
b. Xem thống kê
Ở màn Chốt chỉ số, Resident đếm sẵn số công tơ theo từng trạng thái:
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Chưa chốt | Số công tơ chưa chốt trong tháng |
| Đã duyệt | Số chỉ số công tơ đã duyệt trong tháng |
| Chưa duyệt | Số chỉ số công tơ chưa duyệt trong tháng |
Bạn còn xem được tổng lượng điện nước đã dùng theo từng loại công tơ ở phần thống kê Khối lượng tiêu thụ.
Nhìn vào đó, bạn:
- Biết mỗi tòa nhà dùng bao nhiêu điện nước
- So sánh được giữa các tháng
- Phát hiện phòng nào dùng bất thường
Quy trình ghi chỉ số hàng tháng
Để tháng nào cũng gọn gàng, bạn nên làm theo thứ tự:
- Ngày 28-30 hàng tháng: bắt đầu ghi chỉ số
- Kiểm tra: so với tháng trước xem có gì bất thường không
- Chụp ảnh: chụp công tơ làm bằng chứng
- Duyệt: kiểm tra kỹ rồi duyệt chỉ số
- Lập hóa đơn: Resident tự tính tiền và lập hóa đơn
- Gửi khách: gửi hóa đơn cho khách thuê
Mẹo và thực hành tốt
Chụp ảnh công tơ
Ghi chỉ số lúc nào cũng chụp ảnh công tơ cho rõ. Ảnh giúp bạn:
- Có bằng chứng khi khách thắc mắc
- Đối chiếu dễ nếu lỡ ghi sai
- Giữ lại lịch sử để xem lại sau
Kiểm tra chỉ số bất thường
Gặp các trường hợp này thì xem lại cho kỹ:
- Chỉ số mới nhỏ hơn chỉ số cũ (có thể công tơ đã bị thay)
- Lượng dùng tăng hoặc giảm đột ngột so với tháng trước
- Phòng đang trống mà vẫn tiêu thụ nhiều
Ghi chỉ số đúng thời hạn
Nên ghi chỉ số vào cùng một ngày mỗi tháng (ví dụ ngày 28 hoặc 30) để:
- Công bằng cho khách thuê
- So sánh giữa các tháng dễ hơn
- Không phải tranh cãi về số ngày tính tiền
Lưu ý quan trọng
- Đã lập hóa đơn thì không sửa chỉ số nữa
- Phát hiện sai thì hủy hóa đơn trước, rồi mới sửa chỉ số
- Giữ ảnh công tơ ít nhất 12 tháng để đối chiếu
- Báo trước cho khách lịch ghi chỉ số hàng tháng
Duyệt tự động
Nếu bạn đã yên tâm với cách ghi chỉ số của mình, bật Duyệt tự động để đỡ một bước. Thỉnh thoảng vẫn nên mở vài chỉ số ra kiểm tra lại cho chắc.
Xử lý các tình huống đặc biệt
Công tơ bị hỏng
Công tơ hỏng, không đọc được số:
- Báo cho khách thuê biết
- Tính tiền theo mức trung bình 3 tháng gần nhất
- Gọi thợ điện/nước đến thay công tơ
- Ghi chú rõ trong hóa đơn là tháng này tính ước
Khách vắng nhà không cho ghi chỉ số
Khách đi vắng:
- Báo trước lịch ghi chỉ số
- Nhờ khách chụp ảnh công tơ gửi cho bạn
- Không liên lạc được thì ước theo tháng trước và ghi chú lại
- Khi ghi được số thật thì điều chỉnh lại
Phát hiện gian lận
Thấy dấu hiệu gian lận (chỉ số không tăng, công tơ quay ngược…):
- Chụp ảnh làm bằng chứng
- Báo cho khách thuê
- Kiểm tra lại công tơ cùng với khách
- Xử lý theo điều khoản trong hợp đồng
Báo cáo liên quan
Bạn xem thêm các báo cáo về chỉ số tại:
- Báo cáo tiêu thụ điện nước: lượng dùng theo tháng, theo tòa nhà
- Báo cáo chỉ số bất thường: các phòng tăng hoặc giảm đột biến
- Báo cáo chưa ghi chỉ số: các phòng chưa ghi chỉ số trong tháng
- Lịch sử chỉ số: lịch sử ghi chỉ số của từng phòng