Căn hộ sắp trống

Báo cáo Căn hộ sắp trống cho bạn biết phòng nào sắp hết hợp đồng, khách sắp chuyển đi. Nhờ vậy bạn có thời gian chuẩn bị trước, không bị động khi khách trả phòng.

Báo cáo này giúp gì cho bạn

• Biết hợp đồng nào sắp hết: Nắm được phòng nào sắp cần khách mới khi hợp đồng hiện tại kết thúc
• Lên kế hoạch cho thuê: Có sẵn danh sách để bạn sắp xếp tìm khách thay thế
• Không để phòng trống lâu: Chủ động tìm khách mới từ trước khi hợp đồng kết thúc

1. Báo cáo hiển thị những gì

Trong bảng, bạn sẽ thấy các cột sau:

2. Xuất báo cáo ra Excel

3. Lọc báo cáo

Khi danh sách dài, bạn lọc để chỉ xem phần mình cần.

Cách làm:

Bấm biểu tượng Lọc dữ liệu (dấu 3 gạch màu đen) → Chọn tiêu chí lọc → Bấm Áp dụng.

Các tiêu chí lọc:

Nên làm gì tùy theo còn bao nhiêu ngày

Phòng sắp trống trong 7-15 ngày

Việc cần làm:

1. Liên hệ khách đang ở

• Gọi điện hoặc nhắn tin hỏi khách có gia hạn không
• Nếu muốn giữ khách, đưa ra ưu đãi (giảm giá, miễn phí dịch vụ)
• Nếu khách không gia hạn, hỏi lý do để rút kinh nghiệm

2. Chuẩn bị tìm khách mới

• Chụp ảnh phòng (nếu chưa có hoặc ảnh đã cũ)
• Đăng tin trên các kênh: Facebook, Website, Zalo, App
• Chuẩn bị sẵn mẫu hợp đồng
• Sắp lịch dẫn khách xem phòng

3. Kiểm tra và sửa chữa

• Ghi ra những gì cần sửa (nếu có)
• Hẹn thợ trước để sửa ngay khi khách trả phòng
• Chuẩn bị đồ cần thay

Phòng sắp trống trong 15-30 ngày

Việc cần làm:

1. Hỏi ý khách

• Gửi email hoặc tin nhắn nhắc ngày hết hợp đồng
• Hỏi khách có gia hạn không
• Nếu khách muốn ở tiếp, bàn điều khoản mới

2. Chuẩn bị đăng tin

• Soạn sẵn nội dung bài đăng
• Lên lịch đăng tin trước 10-15 ngày
• Quay video giới thiệu phòng (nếu có)

3. Cập nhật thông tin phòng

• Xem giá thuê còn hợp với thị trường không
• Cập nhật mô tả tiện ích (nếu có thay đổi)
• Chuẩn bị ưu đãi (nếu cần)

Phòng sắp trống trong 30-60 ngày

Việc cần làm:

1. Theo dõi và nhắc

• Ghi vào lịch để không quên
• Nhắc khách về thời hạn hợp đồng (nếu cần)

2. Chuẩn bị sơ bộ

• Xem lại tình trạng phòng hiện tại
• Liệt kê những gì cần sửa, cần nâng cấp (nếu cần)
• Ước tính tiền sửa chữa

3. Xem thị trường

• Theo dõi giá thuê quanh khu vực
• Xem các chỗ khác đang ưu đãi gì
• Nghĩ trước cách cạnh tranh

Các bước xử lý một phòng sắp trống

Danh sách kiểm tra khi bàn giao phòng

Trước khi khách trả phòng (3-7 ngày)

Liên hệ khách:

• Chốt ngày giờ trả phòng
• Nhắc khách dọn dẹp vệ sinh
• Nói trước với khách các bước bàn giao
• Hẹn giờ kiểm tra phòng

Chuẩn bị giấy tờ:

• In biên bản bàn giao
• Chuẩn bị biên lai hoàn cọc
• Xem lại hợp đồng, phụ lục
• Chuẩn bị bảng tính tiền phạt (nếu có)

Ngày bàn giao

Kiểm tra phòng:

• Kiểm tra tường, sàn, trần
• Kiểm tra cửa, khóa, cửa sổ
• Kiểm tra điện, nước, thiết bị
• Kiểm tra nội thất, đồ dùng
• Chụp ảnh tình trạng phòng

Chốt công tơ:

• Chốt số điện cuối
• Chốt số nước cuối
• Tính tiền điện nước khách còn nợ
• Ghi vào biên bản

Hoàn tất thủ tục:

• Ký biên bản bàn giao
• Tính tiền cọc hoàn lại hoặc giữ lại
• Thu lại chìa khóa, thẻ từ
• Thanh toán phần tiền còn lại

Ngay sau khi bàn giao

Sửa chữa và dọn dẹp:

• Sửa chỗ hư hỏng (nếu có)
• Vệ sinh toàn bộ phòng
• Thay đồ hư (bóng đèn, rèm…)
• Sơn lại tường (nếu cần)

Chuẩn bị cho thuê:

• Chụp ảnh phòng sau khi sửa
• Cập nhật giá thuê (nếu đổi)
• Đăng tin cho thuê
• Liên hệ khách hẹn xem phòng

Mẹo dùng báo cáo

Các trang liên quan

• Căn hộ trống - Báo cáo căn hộ hiện đang trống
• Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê
• Khách hẹn - Quản lý khách quan tâm thuê mới