Khách nợ tiền
Báo cáo Khách nợ tiền cho bạn thấy từng khách còn nợ bao nhiêu, ở phòng nào, tòa nào. Bạn hoặc kế toán dựa vào đây để nhắc nợ và thu tiền cho đủ.
Báo cáo này dùng để làm gì
- Theo dõi nợ: Biết ngay ai đang nợ, nợ bao nhiêu, số liệu luôn là mới nhất
- Thu tiền đúng hạn: Chủ động nhắc khách trước khi quá hạn
- Phát hiện sớm khách khó thu: Thấy ai nợ lâu để xử lý kịp
- Báo cáo lên trên: Có số tổng hợp về tình hình nợ để trình chủ đầu tư, ban giám đốc
Nợ quá hạn hơn 30 ngày rất khó đòi. Thấy khoản nào tới mức này, bạn nên xử lý ngay.
Giao diện chính
Trên màn hình có:
- Danh sách khách nợ chi tiết
- Tổng số tiền nợ
- Số khách đang nợ
- Bộ lọc và ô tìm kiếm
Ý nghĩa các cột
| Tên cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Khu vực | Nhóm dự án hoặc khu dân cư bạn đã chia theo nhóm quản lý |
| Tòa nhà | Mã của tòa nhà trong Resident |
| Căn hộ/Giường | Mã phòng hoặc giường khách đang ở |
| Khách hàng | Tên khách thuê |
| Tổng nợ tháng này | Tổng số tiền khách phải đóng trong kỳ (thường là tháng) |
| Đã thanh toán | Số tiền khách đã đóng trong kỳ |
| Còn nợ | Tổng nợ tháng này trừ đi Đã thanh toán |
| Hạn TT | Hạn khách phải đóng các khoản còn nợ |
Cách tính
Còn nợ = Tổng nợ tháng này - Đã thanh toánVí dụ:
- Tổng nợ tháng 11: 10.000.000 đ
- Đã thanh toán: 3.000.000 đ
- Còn nợ = 10tr - 3tr = 7.000.000 đ
Cách dùng
1. Lọc, tìm kiếm
Mở báo cáo
Từ trang chủ, chọn Báo cáo tài chính → Khách nợ tiền
Mở bộ lọc
Bấm biểu tượng Lọc dữ liệu (ba gạch màu đen)
Chọn tiêu chí lọc
Chọn tiêu chí bạn cần, rồi bấm Áp dụng
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Khu vực | Chỉ xem một khu vực |
| Tòa nhà | Chỉ xem một tòa |
| Căn hộ/Phòng | Chỉ xem một phòng |
| Khách hàng | Tìm theo tên khách |
| Số tiền nợ | Lọc theo khoảng tiền nợ |
| Hạn thanh toán | Lọc theo ngày đến hạn |
Lọc theo Hạn thanh toán để thấy ngay khoản nào sắp đến hạn hoặc đã quá hạn và lo phần đó trước.
2. Xuất dữ liệu
Bấm nút Xuất dữ liệu
Ở màn hình Báo cáo Khách nợ tiền, bấm biểu tượng Xuất dữ liệu (mũi tên màu tím hướng xuống)
Tải file về máy
Resident mở màn hình Lịch sử Export. Bấm Tải xuống ở dòng bạn vừa xuất
Mở file
Mở file Excel để xem chi tiết danh sách khách nợ
File Excel này bạn có thể dùng để:
- Gửi báo cáo cho chủ đầu tư, ban giám đốc
- Làm căn cứ nhắc nợ
- Xem xu hướng nợ qua các tháng
- Lưu hồ sơ
Các loại nợ
Nợ trong hạn
Nợ trong hạn
Là gì: Khách chưa đóng nhưng chưa tới ngày hạn.
Đặc điểm:
- Vẫn còn trong thời gian cho phép
- Chưa bị tính phí phạt
- Ít rủi ro
Ví dụ:
- Hạn thanh toán: 05/12/2025
- Hôm nay: 03/12/2025
- Trạng thái: nợ trong hạn (còn 2 ngày)
Nên làm:
1. Nhắc nhẹ nhàng
- Gửi thông báo qua app
- SMS/email tự động
- Nhắn Zalo
- Chưa cần gọi điện
2. Giúp khách đóng dễ hơn
- Gửi link thanh toán online
- Hướng dẫn chuyển khoản
- Nhận tiền mặt tại văn phòng
- Cho chia nhỏ nếu khách khó khăn
3. Ghi lại lý do (nếu có)
- Khách báo trước sẽ trễ
- Ghi vào Resident
- Báo cho người liên quan
Lưu ý:
- Giữ thái độ thân thiện
- Không gây áp lực
- Tạo điều kiện cho khách
- Ghi lại đầy đủ thông tin
Ai dùng báo cáo này vào việc gì
| Bộ phận | Dùng báo cáo để |
|---|---|
| Bộ phận tài chính | Theo dõi tổng nợ để báo cáo lên Ban Giám đốc |
| Ban quản lý tòa nhà | Gửi thông báo nhắc nợ đúng lúc |
| Chăm sóc khách hàng | Gọi điện, nhắn Zalo cho khách còn nợ |
Mẹo quản lý nợ
Vài mẹo để thu tiền đều, ít nợ:
1. Nhắc nợ tự động
- Cài gửi thông báo tự động khi đến hạn
- SMS/email tự động trước hạn 3 ngày
- Thông báo đẩy trên app
- Đỡ tốn thời gian, không bỏ sót ai
2. Ưu tiên đúng chỗ
- Nợ lớn, quá hạn lâu: Làm trước
- Nợ nhỏ, trong hạn: Làm sau
- Dồn sức vào chỗ cần
- Thu được nhiều hơn với cùng công sức
3. Giữ thái độ chuyên nghiệp
- Lịch sự, thân thiện với khách
- Giữ vững nguyên tắc
- Không đe dọa, không xúc phạm
- Tìm cách hai bên cùng chấp nhận được
4. Ghi lại đầy đủ
- Lịch sử liên hệ với khách
- Lý do khách trễ
- Ngày khách hứa đóng
- Có căn cứ để xử lý sau này
5. Xử lý nhanh, dứt khoát
- Không chần chừ
- Làm đúng lúc
- Không để nợ kéo dài
- Bớt nợ xấu
6. Phòng từ đầu
- Sàng lọc khách kỹ
- Yêu cầu cọc đủ (2-3 tháng)
- Hỏi thu nhập, nơi làm việc
- Hợp đồng ghi rõ cách xử phạt
7. Giúp khách có thiện chí
- Cho trả dần nếu khách khó khăn
- Giảm hoặc miễn phí phạt nếu hợp lý
- Điều chỉnh hợp đồng cho phù hợp
- Giữ được khách tốt lâu dài
8. Báo cáo định kỳ
- Tuần: Nợ mới phát sinh
- Tháng: Tổng hợp tình hình nợ
- Quý: Xem xu hướng, đề xuất cách làm
- Năm: Đánh giá chung, kế hoạch năm sau
Lưu ý quan trọng
Về số liệu:
- Số “Tổng nợ tháng này” gồm tiền nhà, phí quản lý, điện nước, dịch vụ… tùy bạn cấu hình trong Resident
- Khách đã đóng dư sẽ không hiện trong danh sách này, mà hiện ở mục “Tiền thừa”
- Nên đối chiếu định kỳ với sổ sách kế toán để chắc số liệu đúng
Về pháp lý:
- Xử lý nợ phải đúng theo hợp đồng đã ký
- Không được tự ý cắt điện, nước
- Phải báo trước ít nhất 7 ngày
- Tránh xung đột, giữ đủ bằng chứng