Thu chi
Màn Thu chi là nơi bạn theo dõi mọi khoản tiền vào, tiền ra của căn hộ, gồm:
- Các khoản thu/chi từ hóa đơn
- Các khoản thu/chi khác phát sinh ngoài hóa đơn
Khoản nào phát sinh ngoài hóa đơn, bạn lập phiếu thu hoặc phiếu chi để Resident ghi nhận và thống kê đầy đủ.
1. Lập phiếu thu/chi
Phiếu thu
Mở màn hình thêm phiếu
Trên thanh công cụ, chọn Thu chi, rồi bấm nút dấu (+) để Thêm Thu/chi.
Chọn loại phiếu thu
Ở màn Thêm phiếu thu/chi, bấm chọn ô Phiếu thu.
Điền thông tin của phiếu thu:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Căn hộ | Bắt buộc | Chọn căn hộ liên quan |
| Phòng | Không bắt buộc | Chọn phòng cụ thể (nếu có) |
| Giường | Không bắt buộc | Chọn giường cụ thể (nếu có) |
| Khách hàng | Không bắt buộc | Chọn khách hàng liên quan |
| Tên phiếu thu | Bắt buộc | Đặt tên cho phiếu, ghi rõ thu gì |
| Ngày thu | Bắt buộc | Ngày bạn nhận tiền |
Trường nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Thêm hạng mục thu
Bấm nút dấu (+) để Thêm hạng mục.
Màn chọn hạng mục hiện ra:
- Tích chọn hạng mục phù hợp trong danh sách có sẵn
- Chưa có hạng mục bạn cần thì bấm Thêm để tạo mới
Chọn xong, hạng mục hiện ra ngoài màn Chi tiết Thu/chi.
Hoàn thành phiếu thu
Điền nốt các thông tin của hạng mục (số tiền, ghi chú…) rồi bấm Lưu.
Kiểm tra phiếu thu đã tạo
Lưu xong, phiếu thu hiện trong Danh sách Thu chi.
Sửa/Xóa phiếu thu:
- Bấm Cập nhật hoặc Xóa trong cột Thao tác
- Chỉ sửa/xóa được khi phiếu đang ở trạng thái bỏ duyệt
- Phiếu đã duyệt thì bạn Bỏ duyệt trước, rồi mới sửa/xóa
2. Lập nhiều phiếu từ file Excel
Mở màn nhập dữ liệu
Ở màn hình chính, chọn Thu chi, rồi bấm nút Thêm dữ liệu (biểu tượng mũi tên đi lên).
Tải file mẫu
Màn nhập dữ liệu hiện ra. Bấm “Tải file mẫu tại đây” để tải về máy.
Điền thông tin vào file Excel
Mở file mẫu, các cột thông tin của Phiếu Thu/chi đã có sẵn.
Bạn xem lại phần có sẵn và điền nốt phần còn thiếu.
Cột nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Tải file lên Resident
Bấm “Chọn file” hoặc kéo thả file vào màn Chi tiết nhập dữ liệu.
Rồi bấm Nhập dữ liệu.
Kiểm tra kết quả
Nhập xong, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các phiếu hiện trong Danh sách Thu chi.
Cần tạo nhiều phiếu thu/chi cùng lúc thì nhập từ Excel sẽ nhanh hơn nhiều.
3. Lọc phiếu thu chi
Bộ lọc giúp bạn tìm nhanh phiếu cần xem và xem con số thu chi theo đúng nhóm mình muốn.
Cách dùng:
Bấm nút Lọc dữ liệu (biểu tượng 3 gạch màu đen), rồi chọn tiêu chí:
Các tiêu chí lọc:
- Căn hộ: theo tòa nhà/căn hộ
- Phòng: theo phòng cụ thể
- Sổ quỹ: theo sổ quỹ
- Loại phiếu: Phiếu thu hoặc Phiếu chi
- Thời gian: theo khoảng thời gian
- Trạng thái: Đã duyệt hoặc Bỏ duyệt
- Hạng mục: theo hạng mục thu/chi
Chọn xong, bấm Áp dụng để xem kết quả:
Bạn có thể ghép nhiều tiêu chí cùng lúc để xem đúng nhóm phiếu mình cần.
4. Thống kê thu chi
Ở màn hình Thu chi, bạn xem được tổng tiền đã thu, đã chi của căn hộ theo bộ lọc đang chọn.
Các con số thống kê:
| Chỉ số | Mô tả |
|---|---|
| Tổng thu | Tổng tiền đã thu trong kỳ |
| Tổng chi | Tổng tiền đã chi trong kỳ |
| Chênh lệch | Tổng thu trừ tổng chi |
Lọc thống kê theo:
- Căn hộ, Phòng, Giường
- Sổ quỹ
- Loại phiếu (Thu/Chi)
- Khoảng thời gian
- Hạng mục thu/chi
Nhìn vào thống kê, bạn biết tháng này tiền vào tiền ra thế nào để tính toán tiếp.
Các tính năng khác
Duyệt phiếu thu/chi
Duyệt để làm gì: bạn xem lại phiếu trước khi ghi chính thức vào sổ sách.
Cách làm:
- Duyệt từng phiếu: bấm nút Duyệt ở từng phiếu trong danh sách
- Duyệt hàng loạt: tích chọn nhiều phiếu, rồi bấm Duyệt trên thanh công cụ
Bỏ duyệt: bấm Thao tác → Bỏ duyệt (cần làm khi muốn sửa/xóa phiếu)
Phiếu đã duyệt thì không sửa hoặc xóa trực tiếp được. Bạn Bỏ duyệt trước.
In phiếu thu/chi
Cách làm:
- Bấm vào Mã phiếu để xem chi tiết
- Bấm In phiếu để in hoặc tải PDF
- Có thể in nhiều phiếu cùng lúc từ danh sách
Xuất dữ liệu Excel
Dùng khi: bạn muốn đưa danh sách thu chi ra Excel để xem thêm, lưu lại hoặc gửi báo cáo.
Cách làm:
- Lọc dữ liệu theo ý bạn
- Bấm Xuất Excel trên thanh công cụ
- File Excel tự tải về, có đủ thông tin đã lọc
Mẹo quản lý thu chi
Mẹo quản lý thu chi hiệu quả:
1. Chia hạng mục rõ ràng
- Tạo hạng mục chi tiết (tiền điện, nước, sửa chữa, vệ sinh…)
- Đặt tên dễ hiểu, cùng một kiểu
2. Lập phiếu thường xuyên
- Có khoản thu/chi nào thì ghi ngay
- Để dồn cuối tháng dễ quên hoặc sai số
3. Đính kèm chứng từ
- Chụp ảnh hóa đơn, biên lai và đính kèm vào phiếu
- Sau này cần đối chiếu là có ngay
4. Duyệt phiếu định kỳ
- Duyệt phiếu theo tuần hoặc tháng
- Số liệu chuẩn rồi mới báo cáo
5. Đối chiếu với sổ quỹ
- So số thu chi với số dư thực tế trong sổ quỹ
- Lệch chỗ nào thì xử lý ngay
Các trang liên quan
- Hóa đơn - Quản lý hóa đơn thu tiền khách thuê
- Ghi chỉ số - Ghi chỉ số điện nước hàng tháng
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê