Hợp đồng
Tổng quan
Hợp đồng là phần quan trọng nhất khi vận hành căn hộ. Nhìn vào hợp đồng, bạn biết:
- Khách đang ở tòa nào, phòng nào
- Thuê đến bao giờ
- Dùng những dịch vụ gì
- Các thông tin khác về khách thuê
Quản lý hợp đồng chặt chẽ, bạn sẽ:
- Nắm rõ thông tin từng khách
- Biết trước khách nào sắp rời phòng để chuẩn bị
- Không thất thoát tiền vì những rủi ro lúc vận hành
Resident có đủ các thao tác: Tạo hợp đồng, Gia hạn, Chuyển phòng, Nhượng hợp đồng, Thanh lý hợp đồng và Ký hợp đồng điện tử.
1. Tạo hợp đồng
Truy cập màn hình Hợp đồng
Tại màn hình chính, bấm Khách hàng → Hợp đồng
Tạo hợp đồng mới
Bấm nút dấu (+) để thêm hợp đồng
Điền thông tin hợp đồng
Màn lập hợp đồng hiện ra. Bạn điền lần lượt từng phần:
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
a. Thông tin chung
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm tòa nhà mới | Có |
| Phòng | Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm phòng mới | Có |
| Giường | Dùng cho mô hình ký túc xá, homestay (nếu có) | Không |
| Ngày ký | Ngày bạn ký hợp đồng với khách | Có |
| Ngày bắt đầu | Ngày khách bắt đầu thuê | Có |
| Hạn hợp đồng | Ngày hợp đồng hết hạn | Có |
| Mẫu hợp đồng thuê | Chọn trong danh sách hoặc tạo mới tại Mẫu biểu → Hợp đồng thuê | Có |
| Mẫu in hóa đơn | Chọn trong danh sách hoặc tạo mới tại Mẫu biểu → Mẫu hóa đơn | Có |
| Ghi chú | Ghi thêm gì đó nếu cần | Không |
b. Khách hàng
Bước 1: Ở phần Khách hàng, bấm biểu tượng Thêm khách hàng
Bước 2: Danh sách khách hàng hiện ra. Bạn tích chọn khách trong danh sách có sẵn, hoặc bấm Thêm mới nếu khách chưa có trong Resident
Bước 3: Bấm Chọn. Khách vừa chọn sẽ hiện ở phần Khách hàng của hợp đồng
c. Tiền thuê & Tiền cọc
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tiền thuê | Giá thuê phòng hàng tháng | Có |
| Chu kỳ thanh toán | Khách đóng tiền mấy tháng một lần (1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng) | Có |
| Ngày bắt đầu tính tiền | Ngày bắt đầu tính tiền thuê | Có |
| Tiền cọc | Số tiền bạn giữ trong suốt thời gian khách ở | Có |
| Đã đặt cọc | Số tiền khách đã cọc giữ chỗ trước đó (Resident tự điền) | Resident tự điền |
| Tiền cọc phải đóng | Số tiền cọc còn lại khách phải đóng | Resident tự điền |
| Số tháng giảm | Số tháng được khuyến mại (nếu có) | Không |
| Số tiền giảm mỗi tháng | Số tiền giảm mỗi tháng (nếu có) | Không |
d. Tiền phí dịch vụ
Bước 1: Ở phần Tiền phí dịch vụ, bấm biểu tượng Thêm dịch vụ
Bước 2: Danh sách Dịch vụ & Phí hiện ra. Bạn tích chọn dịch vụ trong danh sách có sẵn, hoặc bấm Thêm mới để thêm dịch vụ chưa có
Bước 3: Bấm Chọn. Các dịch vụ vừa chọn hiện ra trong hợp đồng. Với điện, nước, bạn chọn công tơ và điền chỉ số đầu; với dịch vụ khác, điền số lượng
Lưu hợp đồng
Bấm Lưu để lập hợp đồng
Nếu thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hợp đồng xuất hiện trong màn Danh sách hợp đồng
Muốn sửa hoặc xóa hợp đồng, bạn bấm Sửa hoặc Xóa ngay tại hợp đồng đó
2. Mẹo tạo hợp đồng nhanh từ file Excel
Nếu bạn có nhiều khách thuê, lập từng hợp đồng một sẽ rất mất công. Resident cho bạn nhập nhiều hợp đồng một lần từ file Excel mẫu trên máy tính.
Truy cập màn hình Hợp đồng
Tại màn hình chính, bấm Khách hàng → Hợp đồng
Chọn nhập dữ liệu
Bấm nút Thêm dữ liệu hình mũi tên đi lên
Tải file mẫu
Màn nhập dữ liệu hiện ra:
- Chọn tòa nhà bạn muốn lập hợp đồng
- Bấm “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu về máy
Điền dữ liệu vào file Excel
Mở file mẫu và điền thông tin hợp đồng vào đúng các cột có sẵn
Lưu ý quan trọng:
- Những cột đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
- Bôi đen toàn bộ bảng → đặt định dạng ô về dạng “Text” trước khi điền
- Xem ví dụ mẫu trong file trước khi điền để tránh nhập sai
Upload file và nhập dữ liệu
Đưa file lên Resident bằng một trong hai cách:
- Bấm nút “Chọn file”, hoặc
- “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu
Sau đó bấm nút Nhập dữ liệu
Nếu nhập thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các hợp đồng vừa nhập xuất hiện trong màn Danh sách hợp đồng
3. Các thao tác với hợp đồng
Trong quá trình cho thuê sẽ phát sinh nhiều tình huống. Resident có sẵn thao tác cho từng tình huống:
a. Gia hạn hợp đồng
Khi hợp đồng sắp hết hạn mà khách muốn ở tiếp:
- Bấm Thao tác → Gia hạn hợp đồng
- Điền thông tin ở màn Gia hạn hợp đồng rồi bấm Lưu
Nếu bạn bật tự động lập hợp đồng mới khi thao tác gia hạn trong Cài đặt chung, mỗi lần gia hạn Resident sẽ thanh lý hợp đồng cũ và lập hợp đồng mới nối tiếp thời gian.
b. Chuyển Phòng/Giường
Khi khách muốn chuyển sang phòng hoặc giường khác:
- Tại hợp đồng cần chuyển, bấm Thao tác → Chuyển Phòng/Giường
- Màn Chuyển phòng/giường hiện ra. Chọn phòng, giường muốn chuyển đến và điền các thông tin đi kèm
- Bấm Lưu để hoàn tất
Chuyển thành công, Resident sẽ:
- Thanh lý hợp đồng ở phòng cũ
- Lập hợp đồng ở phòng mới theo thông tin bạn vừa điền
Bạn nên mở lại màn Hợp đồng xem hợp đồng mới đã đúng chưa
c. Đăng ký ngày chuyển đi
Khi khách báo trước ngày sẽ chuyển ra, bạn ghi lại ngày đó vào Resident. Resident sẽ nhắc để bạn kịp lên kế hoạch tìm khách mới cho phòng.
- Tại màn danh sách hợp đồng, bấm Thao tác → Đăng ký ngày chuyển đi
- Điền ngày sẽ chuyển đi, thêm ghi chú nếu có, rồi bấm Lưu
Đăng ký xong, cột trạng thái ở màn danh sách hợp đồng sẽ hiện sắp chuyển đi
d. Nhượng hợp đồng
Khi khách đang thuê nhượng lại hợp đồng cho một khách khác:
- Bấm Thao tác → Nhượng hợp đồng tại hợp đồng cần nhượng
- Màn nhượng hợp đồng hiện ra. Kiểm tra lại thông tin hợp đồng hiện tại, điền thông tin khách mới và các thông tin đi kèm, rồi hoàn tất
Nhượng thành công, Resident sẽ:
- Thanh lý hợp đồng của khách cũ
- Lập hợp đồng mới cho khách mới
- Hiện hợp đồng mới ở màn danh sách hợp đồng
Bạn nên xem lại một lượt cho chắc
e. Thanh lý hợp đồng
Khi hợp đồng hết hạn và khách muốn kết thúc thuê:
Chọn thanh lý hợp đồng
Tại màn Danh sách hợp đồng, bấm Thao tác → Thanh lý hợp đồng
Chọn hình thức thanh lý
Màn Thanh lý hợp đồng hiện ra. Tùy tình huống thực tế, bạn chọn một trong hai cách thanh lý:
Khách bỏ cọc
Trường hợp 1: khách bỏ cọc
Khách bỏ cọc, không thuê tiếp:
- Tích chọn ô “Khách bỏ cọc”
- Điền ngày khách bỏ cọc
- Bấm “Lập hóa đơn & thanh lý” để xác nhận
Thanh lý xong, Resident sẽ:
- Thanh lý hợp đồng
- Lập hóa đơn thanh lý, bạn xem được ở màn hóa đơn
- Ghi khoản tiền cọc đã thu trước đó vào Báo cáo doanh thu
Hoàn thành thanh lý
Bấm Lập hóa đơn và Thanh lý để hoàn tất. Sau đó bạn mở mục Hóa đơn kiểm tra hóa đơn thanh lý và gửi cho khách là xong
4. Ký hợp đồng điện tử
Lập hợp đồng xong, bạn có thể gửi khách ký trực tuyến thay vì in giấy:
- Bật tính năng ký hợp đồng online trong Cài đặt chung, tab Hợp đồng.
- Mở chi tiết hợp đồng, tại mục trạng thái ký bấm Copy link ký HĐ hoặc Gửi email ký HĐ.
- Khách mở link, đọc điều khoản hợp đồng (và ghi chú bàn giao nếu có), vẽ chữ ký, rồi xác nhận bằng mã OTP lấy từ Zalo Mini App Resident Hub.
- Cột trạng thái ký ở danh sách hợp đồng chuyển sang đã ký; bản PDF đã ký nằm trong mục Tài liệu ký kết.
Nếu cần sửa hợp đồng đã ký, bấm Yêu cầu ký lại và nhập lý do; bản đã ký trước đó vẫn được giữ trong lịch sử ký lại. Hướng dẫn đầy đủ xem tại Ký hợp đồng điện tử.
Video hướng dẫn
Xem video hướng dẫn quản lý hợp đồng thuê tại: https://www.youtube.com/watch?v=6L-wiDf6CSU
Mẹo và thực hành tốt
Kiểm tra thông tin trước khi lưu
Trước khi bấm Lưu, xem kỹ lại ngày bắt đầu, hạn hợp đồng, tiền thuê, tiền cọc. Sai ở đây là hóa đơn và báo cáo sau này sai theo.
Chọn đúng chu kỳ thanh toán
Resident lập hóa đơn tự động theo chu kỳ thanh toán. Ví dụ: chu kỳ 1 tháng thì mỗi tháng một hóa đơn, chu kỳ 3 tháng thì 3 tháng một hóa đơn.
Lưu lại chỉ số đầu điện nước
Khi thêm dịch vụ điện nước vào hợp đồng, nhớ điền đúng chỉ số đầu của công tơ. Tiền điện nước các tháng sau đều tính từ số này.
Quan trọng khi thanh lý
- Kiểm tra hết các hóa đơn chưa thanh toán trước khi thanh lý
- Chụp ảnh chỉ số công tơ điện nước lần cuối
- Kiểm tra tình trạng tài sản trong phòng
- Lưu lại biên bản bàn giao phòng
- Thống nhất với khách số tiền hoàn cọc trước khi thanh lý
Sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn
Nên tạo sẵn mẫu hợp đồng cho từng loại phòng hoặc chính sách cho thuê tại Mẫu biểu → Hợp đồng thuê. Bạn đỡ tốn thời gian, hợp đồng nào cũng giống nhau, và đây cũng chính là nội dung khách sẽ ký điện tử.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Hợp đồng sắp hết hạn xem ở đâu?
Xem báo cáo Căn hộ sắp trống, hoặc lọc theo trạng thái hợp đồng ngay tại danh sách hợp đồng.
Hỏi: Khách chưa ký điện tử có lập hóa đơn được không?
Có. Trạng thái ký không ảnh hưởng đến việc lập hóa đơn và thu tiền.
Hỏi: Tiền cọc của các hợp đồng đang giữ tổng bao nhiêu?
Xem báo cáo Danh sách tiền cọc.