Căn hộ trống
Báo cáo Căn hộ trống liệt kê những phòng đang chưa có khách thuê. Mở báo cáo này là bạn biết ngay mình còn bao nhiêu phòng trống, ở tòa nào, giá bao nhiêu.
Báo cáo này giúp gì cho bạn
- Xem nhanh: Danh sách phòng trống rõ ràng, không phải đi từng tòa để đếm
- Không bỏ sót: Phòng nào trống đều nằm trong danh sách, bạn không lo quên mất phòng nào
- Dễ quyết định: Có sẵn số liệu để bạn cân nhắc khuyến mãi, tìm khách mới hay chỉnh lại giá thuê
Báo cáo cập nhật ngay khi có thay đổi, nên số phòng trống bạn thấy luôn là tình trạng hiện tại.
1. Báo cáo hiển thị những gì
Trong bảng, bạn sẽ thấy các cột sau:
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tòa nhà | Tên tòa nhà có phòng trống |
| Khu vực | Khu vực bạn đã chia cho tòa nhà |
| Địa chỉ | Địa chỉ của tòa nhà đang có phòng trống |
| Căn hộ | Mã hoặc tên phòng đang trống |
| Giường | Tên giường trống (khi bạn cho thuê theo giường) |
| Tài sản | Đồ đạc đi kèm phòng (nếu có) |
| Giá thuê | Giá thuê bạn đã đặt cho phòng |
| Đặt cọc | Số tiền cọc bạn yêu cầu khi thuê phòng này |
Nhìn một dòng là bạn biết phòng đó ở đâu, giá bao nhiêu, cọc bao nhiêu, đủ để trả lời khách ngay khi có người hỏi.
2. Xuất báo cáo ra Excel
Bấm nút Xuất dữ liệu
Ở màn hình Báo cáo căn hộ trống, bấm nút Xuất dữ liệu (biểu tượng mũi tên màu xanh hướng xuống).
Tải file về máy
Resident chuyển bạn sang màn Lịch sử Import/Export.
Bấm Tải xuống ở dòng bạn vừa xuất để lưu file về máy.
File tải về là Excel (.xlsx), có đầy đủ thông tin các phòng trống. Bạn có thể gửi cho nhân viên hoặc dùng để lên kế hoạch tìm khách.
3. Lọc báo cáo
Khi danh sách dài, bạn lọc để chỉ xem phần mình cần.
Cách làm:
Bấm biểu tượng Lọc dữ liệu (dấu 3 gạch màu đen) → Chọn tiêu chí lọc → Bấm Áp dụng.
Các tiêu chí lọc:
| Tiêu chí | Mô tả |
|---|---|
| Tòa nhà | Chỉ xem phòng trống của một tòa |
| Khu vực | Chỉ xem phòng trống trong một khu vực |
| Loại phòng | Lọc theo loại phòng (1PN, 2PN, studio…) |
| Giá thuê | Lọc theo khoảng giá |
| Có giường trống | Chỉ hiện phòng còn giường trống |
| Trạng thái | Lọc theo trạng thái phòng |
Khi khách hỏi “có phòng 2PN tầm 5 triệu không”, bạn lọc theo Loại phòng và Giá thuê là có câu trả lời ngay.
Dùng báo cáo vào việc gì
1. Theo dõi tỷ lệ lấp đầy
Mục đích: Biết bao nhiêu phần trăm phòng đang có khách, để đánh giá việc cho thuê đang tốt hay chưa.
Cách dùng:
- Xem tổng số phòng trống so với tổng số phòng
- Tính tỷ lệ lấp đầy: (Tổng phòng - Phòng trống) / Tổng phòng × 100%
- So với tháng trước để biết đang tốt lên hay xấu đi
Mốc tham khảo:
- > 85%: Tốt
- 70-85%: Trung bình, nên để ý
- < 70%: Cần có cách cải thiện
2. Lên kế hoạch đăng tin
Mục đích: Chọn ra phòng cần quảng bá để tìm khách nhanh hơn.
Cách dùng:
- Lọc ra phòng trống hơn 1 tháng
- Ưu tiên phòng giá cao hoặc vị trí đẹp
- Lên lịch chụp ảnh, đăng tin
- Cân nhắc giảm giá nếu phòng trống đã lâu
3. Chỉnh giá thuê
Mục đích: Đưa giá thuê về mức khách sẵn sàng trả.
Cách dùng:
- Xem các phòng trống lâu (hơn 2 tháng)
- So giá với những phòng tương tự đã có khách
- Cân nhắc giảm giá hoặc thêm ưu đãi
- Thử giá mới rồi theo dõi xem có khách hơn không
4. Sắp xếp sửa chữa
Mục đích: Tận dụng lúc phòng trống để sửa sang, nâng cấp.
Cách dùng:
- Xem danh sách phòng trống
- Ưu tiên phòng cần sửa, cần sơn lại
- Lên lịch sửa chữa, thêm tiện nghi
- Sửa xong rồi mới tìm khách mới
Mẹo dùng báo cáo
Vài mẹo để báo cáo này thực sự có ích:
1. Xem đều đặn
- Mở báo cáo ít nhất 1 lần mỗi tuần
- Để ý số phòng trống đang tăng hay giảm
- Thấy dấu hiệu lạ thì xử lý sớm
2. Xem cùng các báo cáo khác
- So với báo cáo doanh thu
- Xem báo cáo khách hẹn để đoán phòng nào sắp có khách
- Theo dõi báo cáo hợp đồng sắp hết hạn
3. Đặt mục tiêu rõ
- Mục tiêu tỷ lệ lấp đầy (ví dụ 90%)
- Thời gian trống tối đa bạn chấp nhận (ví dụ 1 tháng)
- Vượt mốc thì làm gì, định sẵn trước
4. Giữ thông tin đúng
- Cập nhật giá thuê theo thị trường
- Đổi trạng thái phòng kịp thời
- Ghi chú lý do phòng trống lâu (đang sửa, chờ dọn…)
5. Xử lý đúng lúc
- Trống hơn 2 tuần: Đăng tin nhiều kênh
- Trống hơn 1 tháng: Cân nhắc giảm giá, khuyến mãi
- Trống hơn 2 tháng: Tìm nguyên nhân và tính cách khác
Các con số nên theo dõi
Tỷ lệ lấp đầy (Occupancy Rate)
Công thức:
Tỷ lệ lấp đầy = (Số phòng đã thuê / Tổng số phòng) × 100%Mục tiêu:
- Mới hoạt động dưới 1 năm: 60-70%
- Từ 1-2 năm: 75-85%
- Trên 2 năm: > 85%
Thời gian trống trung bình (Average Vacancy Period)
Công thức:
Thời gian TB = Tổng số ngày trống / Số lượt phòng trốngMục tiêu:
- Căn hộ cao cấp: < 30 ngày
- Căn hộ trung cấp: < 20 ngày
- Phòng trọ: < 15 ngày
Doanh thu bị mất (Lost Revenue)
Công thức:
Doanh thu mất = Số phòng trống × Giá thuê TB × Số ngày trốngCon số này cho bạn biết:
- Phòng trống đang làm bạn mất bao nhiêu tiền
- Có nên giảm giá, khuyến mãi để lấp phòng hay không
- Chi tiền đăng tin có đáng so với số tiền đang mất không