Đặt cọc
Tổng quan
Cọc giữ chỗ là nơi bạn ghi lại những khách đã đặt cọc giữ phòng tại căn hộ. Nhờ đó bạn:
- Biết khách nào sắp vào, khách nào sắp ra
- Nắm được phòng nào còn trống
- Theo dõi tỷ lệ lấp phòng
- Chuyển thẳng từ đặt cọc sang hợp đồng thuê khi khách vào ở
Ghi cọc đầy đủ, bạn không bỏ sót khoản cọc nào và cũng không lỡ mất khách đã hẹn thuê.
1. Thêm cọc giữ chỗ
Truy cập màn hình Đặt cọc
Tại màn hình chính, bấm Khách hàng → Đặt cọc
Tạo đặt cọc mới
Bấm nút dấu (+) để Thêm đặt cọc
Điền thông tin đặt cọc
Màn Thêm đặt cọc hiện ra. Bạn điền lần lượt các phần sau:
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
Thông tin phòng
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà có phòng khách muốn cọc | Bắt buộc |
| Phòng | Chọn phòng cụ thể trong tòa | Bắt buộc |
| Giường | Chọn giường (nếu bạn quản lý theo giường) | Không bắt buộc |
Thông tin khách hàng
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Khách cọc | Bấm Thêm khách hàng → điền thông tin khách (cá nhân hoặc tổ chức) | Bắt buộc |
| Số người ở | Số người sẽ ở trong phòng | Bắt buộc |
Thông tin tài chính
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tiền thuê (thỏa thuận) | Giá thuê phòng đã thỏa thuận với khách | Bắt buộc |
| Tiền cọc (full) | Tổng tiền cọc khách phải đóng đủ sau khi vào thuê | Bắt buộc |
| Tiền cọc (Tạm cọc) | Số tiền khách đã đóng để giữ phòng | Bắt buộc |
| Số tháng giảm | Số tháng được giảm giá (nếu có) | Không bắt buộc |
| Số tiền giảm | Số tiền được giảm (nếu có) | Không bắt buộc |
Thông tin thời gian
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Ngày đặt cọc | Ngày khách đặt cọc giữ phòng | Bắt buộc |
| Ngày chuyển vào | Ngày khách dự kiến chuyển vào | Bắt buộc |
| Ngày bắt đầu tính tiền | Ngày bắt đầu tính tiền thuê | Bắt buộc |
| Thời hạn hợp đồng | Thời hạn hợp đồng dự kiến | Bắt buộc |
| Thuê từ ngày | Ngày bắt đầu thuê | Bắt buộc |
| Thuê đến ngày | Ngày kết thúc thuê | Bắt buộc |
| Chu kỳ thanh toán | Khách đóng tiền theo tháng, quý hay năm | Bắt buộc |
Thông tin thanh toán
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Tài khoản | Nơi nhận tiền cọc: Tiền mặt, hoặc bấm “Thêm sổ quỹ” để thêm Ngân hàng, Ví điện tử,… | Bắt buộc |
| Ghi chú | Ghi thêm gì đó về khoản cọc này nếu cần | Không bắt buộc |
Lưu thông tin
Bấm Lưu là xong
Nếu thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và khoản cọc xuất hiện trong màn Danh sách cọc giữ chỗ
2. Sửa, xóa cọc giữ chỗ
Sau khi thêm cọc, nếu cần Sửa hoặc Xóa:
- Bấm nút Thao tác ở hàng cần sửa
- Chọn Cập nhật (để sửa) hoặc Xóa (để xóa)
- Sửa xong, Resident báo “Dữ liệu đã được CẬP NHẬT thành công”
- Xóa xong, Resident báo “Dữ liệu đã được XOÁ thành công”
3. Ký hợp đồng
Khi khách sẵn sàng chuyển vào, bạn chuyển khoản cọc thành hợp đồng thuê chính thức:
Chọn ký hợp đồng
Tại màn Danh sách cọc giữ chỗ, bấm Thao tác → Ký hợp đồng ở hàng của khách đã cọc
Điền thông tin hợp đồng
Điền các thông tin hợp đồng theo các ô có sẵn.
Cách lập hợp đồng chi tiết xem tại: Hợp đồng
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
Lưu hợp đồng
Bấm Lưu để hoàn tất
Nếu thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và ẩn khoản cọc khỏi màn này, vì nó đã chuyển thành hợp đồng chính thức
4. Hủy cọc
Khách đã đặt cọc nhưng sau đó không thuê nữa (dù vì lý do gì) thì bạn ghi nhận hủy cọc trên Resident, để:
- Thống kê và theo dõi được các khoản cọc đã hủy
- Ghi đúng khoản thu, chi
- Đưa phòng về trạng thái trống
Chọn hủy cọc
Bấm Thao tác → Hủy cọc ở hàng cọc bạn muốn hủy
Điền thông tin hủy cọc
Màn Hủy cọc giữ chỗ hiện ra. Bạn điền:
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Số tiền hoàn cọc | Số tiền bạn sẽ trả lại cho khách | Bắt buộc |
| Lý do hủy cọc | Lý do khách hủy cọc | Bắt buộc |
Hoàn thành hủy cọc
Bấm Lưu để hoàn tất
Sau khi hủy cọc, phòng tự chuyển về trạng thái Trống, bạn có thể cho khách khác đặt cọc hoặc thuê ngay
Thống kê và lọc thông tin
Tại màn Danh sách cọc giữ chỗ, bạn có thể:
- Lọc theo trạng thái: Đang cọc, Đã ký hợp đồng, Đã hủy
- Lọc theo tòa nhà: Xem cọc của từng tòa nhà
- Lọc theo thời gian: Ngày đặt cọc, ngày chuyển vào dự kiến
- Tìm kiếm: Theo tên khách, số điện thoại, số phòng
- Xuất báo cáo: Xuất danh sách đặt cọc ra file Excel
Mẹo và thực hành tốt
Quản lý thời hạn đặt cọc
Nên thỏa thuận rõ với khách thời hạn giữ phòng sau khi cọc (thường 7-15 ngày). Quá hạn mà khách không vào thuê thì có thể hủy cọc.
Chính sách hoàn cọc
Nên có chính sách hoàn cọc rõ ràng, ví dụ:
- Hủy trước 7 ngày: Hoàn 100%
- Hủy từ 3-7 ngày: Hoàn 50%
- Hủy dưới 3 ngày: Không hoàn
Theo dõi đặt cọc sắp hết hạn
Thường xuyên xem lại danh sách cọc để nhắc khách ngày chuyển vào, hoặc xử lý sớm khi khách hủy.
Lưu ý quan trọng
- Thu đủ tiền tạm cọc rồi mới giữ phòng
- Ghi rõ thông tin liên hệ của khách
- Lưu ảnh CMND/CCCD của khách đặt cọc
- Có biên bản hoặc phiếu thu khi nhận tiền cọc
Sử dụng tài khoản riêng
Nên tạo một sổ quỹ riêng tên “Tiền cọc” để dễ theo dõi và đối chiếu các khoản thu, chi liên quan đến cọc.
Báo cáo liên quan
Bạn xem các báo cáo liên quan đến đặt cọc tại:
- Báo cáo thu chi: Xem tiền vào từ đặt cọc và tiền ra khi hoàn cọc
- Báo cáo lấp đầy: Số phòng đang cọc, tỷ lệ chuyển từ cọc sang thuê
- Báo cáo khách hàng: Số khách đặt cọc, hủy cọc theo thời gian