Danh sách tiền cọc
Báo cáo Danh sách tiền cọc liệt kê các khoản cọc bạn đang giữ của khách, gom theo tòa nhà, và so số đang giữ với mức cọc ghi trên hợp đồng hoặc phiếu giữ chỗ. Bạn dùng báo cáo này khi kiểm quỹ, khi bàn giao cho người quản lý mới, hoặc trước khi thanh lý để biết chính xác phải hoàn cho khách bao nhiêu.
Cách vào
Báo cáo tài chính → Danh sách tiền cọc (đường dẫn /report/finance/deposit). Tài khoản của bạn cần có quyền xem báo cáo tài chính.
Các bước
Lọc phạm vi
Chọn loại cọc, khu vực (nếu có) và tòa nhà trên bộ lọc. Để trống nếu muốn xem tất cả.
Đọc phần tổng hợp
Đầu bảng có tổng tiền cọc đang giữ, số khoản cọc và kết quả đối soát: tất cả đã khớp, hoặc số khoản đang chênh lệch. Phần cấu thành tiền cọc tách tổng thành phần đã thu khi giữ chỗ (thu qua phiếu đặt cọc) và phần đã thu qua hóa đơn (thu qua hóa đơn tiền cọc của hợp đồng).
Đọc bảng chi tiết
Bảng gom theo tòa nhà; bấm vào dòng tòa để mở rộng hoặc thu gọn. Mỗi dòng khách gồm:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Căn hộ, Giường | Chỗ khách đang ở hoặc đang giữ |
| Khách hàng | Tên khách; dòng tòa nhà hiện tổng số khách |
| Phân loại | Cọc giữ chỗ (đã đặt cọc nhưng chưa ký hợp đồng) hay cọc hợp đồng |
| Tiền cọc đang giữ | Số tiền bạn thực sự đã thu; nếu khác mức ghi trên hồ sơ, Resident hiện thêm dòng Theo hồ sơ: … |
| Cấu thành tiền cọc | Tỷ lệ giữa phần thu khi giữ chỗ và phần thu qua hóa đơn |
| Đối soát | Đã khớp hoặc số khoản chênh lệch trong nhóm |
Xử lý khoản chênh lệch
Rê chuột vào biểu tượng cảnh báo ở cột Tiền cọc đang giữ để xem lý do “Tiền cọc đang giữ khác mức cọc ghi trên hợp đồng hoặc giữ chỗ”. Sau đó bạn kiểm tra hóa đơn tiền cọc và phiếu thu tại Tài chính → Hóa đơn hoặc Tài chính → Thu chi. Nếu hồ sơ ghi sai, sửa lại mức cọc trên hợp đồng.
Lưu ý
Số tiền cọc đang giữ lấy từ các khoản bạn đã ghi thu trong Resident. Khoản cọc thu bên ngoài mà chưa lập phiếu thu sẽ không xuất hiện ở đây.
Khi thanh lý hợp đồng và chọn Khách bỏ cọc, khoản cọc chuyển thành doanh thu và biến mất khỏi báo cáo này. Nếu cần giữ lại làm bằng chứng, bạn chụp màn hình báo cáo trước khi thanh lý.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Khách đã đặt cọc giữ chỗ rồi ký hợp đồng, tiền cọc hiện thế nào?
Một dòng cho khách đó: phần đã thu khi giữ chỗ là số khách đóng lúc giữ chỗ, phần đã thu qua hóa đơn là số đóng thêm khi ký hợp đồng.
Hỏi: Vì sao báo chênh lệch dù khách đã đóng đủ?
Thường do hợp đồng ghi mức tiền cọc khác số thực thu, hoặc phiếu thu cọc chưa gắn đúng hóa đơn. Bạn kiểm tra lại hợp đồng và phiếu thu của khách đó.
Hỏi: Tôi có xuất được danh sách này ra Excel không?
Có. Bấm nút xuất trên thanh công cụ của bảng; file xuất theo bộ lọc bạn đang chọn.
Hỏi: Báo cáo có gồm cọc của khách đã rời đi không?
Không. Báo cáo chỉ hiện khoản cọc đang giữ; cọc đã hoàn hoặc đã chuyển thành doanh thu không nằm trong danh sách.