Thông báo
Menu Thông báo là nơi bạn soạn tin gửi cho khách thuê, và cũng là chỗ lưu mọi thông báo Resident đã gửi thay bạn (hóa đơn, nhắc thanh toán, khảo sát). Dùng khi cần báo lịch cắt điện nước, báo bảo trì, phổ biến quy định mới hay nhắc tiền cho một nhóm phòng.
Tin gửi được qua 3 kênh: ứng dụng Resident, email và Zalo OA. Khách nhận ở kênh nào là tùy khách đã cài App Resident, đã khai email hay đã nối Zalo OA chưa.
1. Thêm thông báo
Truy cập màn Thông báo
Ở màn hình chính, chọn Thông báo.
Mở form thêm mới
Danh sách thông báo hiện ra. Bấm nút Thêm thông báo.
Điền thông tin thông báo
Ở hộp Thông báo, bạn điền các thông tin sau:
Thông tin cơ bản:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề | Có | Đặt tiêu đề ngắn, đọc là hiểu ngay |
| Nội dung | Có | Viết rõ điều bạn muốn báo cho khách |
| Đính kèm | Không | Chọn ảnh hoặc file kèm theo (nếu cần) |
Cài đặt gửi thông báo:
| Kênh gửi thông báo | Mô tả |
|---|---|
| Ứng dụng Resident | Báo thẳng vào App Resident của khách |
| Gửi tới email của khách thuê | |
| Zalo OA | Nhắn qua Zalo OA cho khách đã quan tâm OA và nối số điện thoại |
Khu vực nhận thông báo:
Chọn một trong hai cách:
- Thông báo theo tòa nhà: chọn tòa nhà, tin đi tới mọi khách đang thuê trong tòa
- Thông báo theo phòng: chọn tòa nhà rồi chọn phòng; phòng nào quản lý theo giường thì chọn thêm phạm vi giường là tất cả giường trong phòng hoặc một giường cụ thể
Trường nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Gửi thông báo
Bấm Lưu là tin được gửi đi.
Kiểm tra trạng thái:
Gửi được thì Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công”.
Trong danh sách, mỗi thông báo có các cột mã, nội dung thông báo, số khách hàng nhận, hình thức gửi, thời gian và trạng thái. Các ô thống kê đầu trang lọc nhanh theo tất cả, thành công, lỗi, tự động (Resident gửi) và thủ công (bạn tự gửi).
Bấm Lưu xong là tin đi ngay tới tất cả khách trong danh sách người nhận, theo đúng kênh bạn chọn.
2. Sửa thông báo
Muốn sửa lại thông báo, bạn bấm nút Cập nhật.
Giới hạn chỉnh sửa:
Thông báo đã tạo chỉ sửa được phần nội dung gửi:
- Tiêu đề
- Nội dung
- Đính kèm
Người nhận và kênh gửi thì không sửa được nữa.
Sửa xong, bấm Lưu.
3. Xóa thông báo
Muốn bỏ một thông báo đã tạo, bấm nút Xóa ở màn danh sách. Bạn cũng tích chọn nhiều thông báo rồi xóa một lượt.
Resident hỏi lại: “Bạn đang thực hiện thao tác xoá thông báo. Bạn có chắc chắn muốn xoá không?”
Bấm nút Xóa là xong.
Lưu ý: Xóa ở đây không thu hồi được tin đã tới tay khách. Nó chỉ xóa bản ghi trong Resident của bạn.
Các tính năng khác
Xem chi tiết thông báo
Bấm Xem ở một thông báo để mở Chi tiết thông báo:
- Thông tin chung: tiêu đề, nội dung, đính kèm
- Hình thức gửi và trạng thái
- Người nhận: danh sách khách nhận tin
- Mô tả lỗi: vì sao gửi không tới (nếu có)
Thông báo tự động
Resident tự tạo thông báo mỗi khi bạn gửi hóa đơn hàng loạt, nhắc thanh toán hoặc gửi khảo sát. Các tin này nằm trong bộ lọc Tự động, nhờ đó bạn biết khách nào chưa nhận được hóa đơn.
Gửi khảo sát
Nút Gửi khảo sát trên thanh công cụ gửi bản khảo sát trải nghiệm tới mọi khách đang thuê. Resident hỏi xác nhận trước khi gửi.
Các loại thông báo phổ biến
Thông báo chung
Dùng khi: báo tin chung cho tất cả cư dân.
Ví dụ nội dung:
Tiêu đề: Thông báo lịch cắt điện định kỳ
Nội dung: Kính gửi Quý cư dân,
Tòa nhà sẽ cắt điện định kỳ để bảo trì hệ thống điện vào:
- Thời gian: 8:00 - 12:00, Chủ nhật 15/11/2025
- Phạm vi: Tòa nhà A, tầng 1-5
Kính mong Quý cư dân chuẩn bị trước để không ảnh hưởng đến sinh hoạt.
Trân trọng!
Mẹo gửi thông báo hiệu quả
1. Tiêu đề ngắn và rõ
- Khoảng 50-60 ký tự
- Nói thẳng chuyện gì (VD: “Thông báo cắt nước”, “Nhắc thanh toán hóa đơn”)
2. Nội dung xếp theo thứ tự
- Câu chào
- Phần chính: thời gian, chỗ nào, cần làm gì
- Câu kết
- Chỗ liên hệ nếu khách cần hỏi thêm
3. Chọn kênh cho đúng việc
- Gấp: Ứng dụng Resident + Zalo OA
- Quan trọng: Ứng dụng Resident + Email
- Bình thường: Ứng dụng Resident
4. Gửi vào giờ dễ chịu
- Đừng gửi quá sớm (trước 7:00) hoặc quá khuya (sau 22:00)
- Nhắc tiền: trước hạn 3-5 ngày
- Báo sự cố: gửi ngay khi biết
5. Kèm ảnh hoặc file khi cần
- Ảnh minh họa cho tin bảo trì
- File PDF cho quy định, biểu mẫu
- Giữ file dưới 5MB để khách tải nhanh
Các tình huống xử lý
Thông báo gửi thất bại
Hay gặp nhất là:
- Khách chưa cài App Resident, hoặc đăng nhập bằng số điện thoại khác
- Email sai hoặc không có thật
- Khách chưa quan tâm Zalo OA, hoặc số Zalo khác số trong hồ sơ
- Khách tắt nhận thông báo trên điện thoại
Bạn nên làm:
- Mở Chi tiết thông báo và đọc Mô tả lỗi
- Sửa lại email hoặc số điện thoại cho đúng ở Khách hàng → Khách hàng (cột Đã tải app và Kết nối Zalo OA cho biết khách nhận được kênh nào)
- Chỉ khách cài App Resident và bật thông báo
- Soạn tin mới, gửi qua kênh khác
Gửi nhầm thông báo
Bạn nên làm:
- Gửi tin đính chính ngay
- Xin lỗi và nói rõ chỗ nhầm
- Gửi lại thông tin đúng, ghi thêm “Thông báo cập nhật”
Khách thuê không phản hồi
Bạn nên làm:
- Nhắc lại lần 2 sau 2-3 ngày
- Gọi điện trực tiếp cho khách
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Vì sao tôi thấy nhiều thông báo mình không tạo?
Đó là thông báo Tự động do Resident tạo khi gửi hóa đơn hàng loạt, nhắc thanh toán hoặc gửi khảo sát. Lọc Thủ công để chỉ xem tin bạn tự soạn.
Hỏi: Có gửi được cho một khách cụ thể không?
Chọn Thông báo theo phòng rồi chọn đúng phòng (hoặc giường) của khách. Tin sẽ tới mọi khách đang thuê ở phòng đó.
Hỏi: Zalo OA gửi được cho ai?
Chỉ khách đã quan tâm Zalo OA của bạn (hoặc OA Resident) và có số Zalo trùng với số trong hồ sơ. Bạn xem cột Kết nối Zalo OA ở danh sách khách hàng để biết.
Các trang liên quan
- Hóa đơn - Quản lý và gửi hóa đơn cho khách thuê
- Khách hàng - Quản lý thông tin liên hệ khách thuê
- Hợp đồng - Theo dõi hợp đồng sắp hết hạn