Hóa đơn điện tử
Resident phát hành hóa đơn điện tử qua cổng Tingee, nối vào tài khoản bạn đã mua ở nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Bạn dùng khi cần xuất hóa đơn hợp lệ với cơ quan thuế cho tiền thuê và tiền dịch vụ, làm thẳng từ hóa đơn đã thu trong Resident.
Cách vào
Mở Cài đặt → Danh mục khác → Tài chính → Hóa đơn điện tử. Bảng liệt kê các liên kết đã nối, với các cột nhà cung cấp, mã số thuế, ký hiệu, mặc định, ngày tạo và thao tác.
Các bước
Chuẩn bị tài khoản nhà cung cấp
Bạn cần mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản hóa đơn điện tử đã đăng ký với nhà cung cấp. Tài khoản đó phải có ít nhất một mẫu hóa đơn (ký hiệu) còn hiệu lực.
Thêm liên kết
Bấm nút dấu cộng Thêm liên kết hóa đơn điện tử. Hộp thoại Liên kết hóa đơn điện tử (Tingee) hiện ra. Ở mục chọn nhà cung cấp, chọn đúng nhà cung cấp bạn đang dùng. Danh sách này do Tingee cung cấp, hiện nhận các bên: SInvoice (Viettel), XCyber, HiLo, Misa (meInvoice) và BKAV.
Nhập tài khoản và lấy mẫu
Ở mục tài khoản nhà cung cấp, điền mã số thuế, tên đăng nhập, mật khẩu rồi bấm Lấy mẫu hóa đơn. Resident hỏi sang nhà cung cấp và lấy về danh sách mẫu. Nếu báo “Không tìm thấy mẫu hóa đơn cho tài khoản này” hoặc “Không lấy được mẫu hóa đơn, kiểm tra lại tài khoản”, bạn xem lại thông tin vừa nhập rồi bấm Lấy lại.
Chọn mẫu và đặt mặc định
Chọn Mẫu hóa đơn (mẫu số và ký hiệu). Gạt công tắc đặt làm mặc định nếu muốn tài khoản này được dùng khi phát hành mà tòa nhà không cài riêng. Bấm Liên kết; thấy dòng “Liên kết hóa đơn điện tử thành công” là xong.
Gán cấu hình cho từng tòa nhà (nếu cần)
Nếu bạn có nhiều mã số thuế, mở Danh mục dữ liệu → Tòa nhà, sửa tòa nhà rồi chọn ở mục cấu hình hóa đơn điện tử. Để trống nghĩa là dùng cấu hình mặc định.
Phát hành từ hóa đơn
Vào Tài chính → Hóa đơn, chọn hóa đơn đã duyệt và khách đã trả đủ tiền, rồi bấm thao tác Phát hành hóa đơn. Hộp thoại phát hành hóa đơn điện tử cho bạn xem trước, mục cấu hình để sẵn là tự động (theo tòa / mặc định). Bấm Phát hành hóa đơn. Xong rồi bạn có thể tải PDF hoặc gửi email cho khách thuê.
Muốn phát hành nhiều hóa đơn một lúc thì tích chọn nhiều dòng rồi bấm Phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt. Hộp thoại cho biết số hóa đơn đủ điều kiện và số hóa đơn bị bỏ qua; chạy tới đâu bạn xem ở mục Tác vụ.
Lưu ý
Resident không lưu mật khẩu nhà cung cấp. Nên khi bấm sửa (Cập nhật liên kết hóa đơn điện tử), bạn phải nhập lại tên đăng nhập, mật khẩu và lấy mẫu lại.
Chỉ phát hành được hóa đơn đã duyệt, khách đã trả đủ tiền và chưa có hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thì không sửa được nữa.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Tôi có cần tài khoản ngân hàng Tingee (mục Gạch nợ tự động) để dùng hóa đơn điện tử không?
Không. Hai mục này nằm riêng trong menu Tài chính và cài đặt riêng. Bạn chỉ cần tài khoản ở nhà cung cấp hóa đơn điện tử để nối ở màn này.
Hỏi: Nối nhiều nhà cung cấp cùng lúc được không?
Được. Mỗi liên kết là một dòng trong bảng. Chỉ một dòng được gạt Mặc định, các dòng còn lại bạn gán cho từng tòa nhà qua Cấu hình hóa đơn điện tử.
Hỏi: Đổi tài khoản mặc định thế nào?
Gạt công tắc ở cột Mặc định của dòng bạn muốn dùng. Thấy dòng “Đã cập nhật tài khoản hóa đơn điện tử mặc định” là đổi xong; dòng cũ tự bỏ mặc định.
Hỏi: Xóa liên kết có mất hóa đơn điện tử đã phát hành không?
Không. Xóa chỉ là gỡ kết nối trong Resident. Hóa đơn đã phát hành vẫn nằm ở hệ thống nhà cung cấp và cơ quan thuế.