Hóa đơn
Lập hóa đơn rồi xác nhận thu tiền là việc bạn làm đều đặn mỗi kỳ. Tùy cách bạn quy định với khách, kỳ này có thể là mỗi tháng một lần, hoặc thưa hơn như 2 tháng, 3 tháng, 6 tháng một lần.
Resident có 2 cách lập hóa đơn: từng phòng, từng giường hoặc lập hàng loạt từ file Excel. Ít phòng thì lập từng cái, nhiều phòng thì dùng Excel.
1. Lập hóa đơn từng phòng/giường
Mở màn hình thêm hóa đơn
Vào Tài chính → Hóa đơn, bấm nút dấu (+) để Thêm hóa đơn.
Điền thông tin hóa đơn
Màn hình lập hóa đơn hiện ra. Bạn điền theo các phần sau:
Phần thông tin chung:
| Trường thông tin | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tòa nhà | Có | Chọn trong danh sách có sẵn |
| Phòng | Có | Chọn trong danh sách có sẵn |
| Giường | Không | Chọn nếu bạn cho thuê theo giường |
| Hợp đồng | Có | Resident hiện sẵn tên khách đại diện của hợp đồng |
| Kỳ thanh toán | Có | Chọn tháng lập hóa đơn (ví dụ: Tháng 5) |
| Ngày lập | Có | Mặc định là hôm nay, bạn đổi được |
| Hạn thanh toán | Có | Mặc định là 5 ngày sau ngày lập (đổi số ngày tại Cài đặt → Cài đặt chung) |
| Mẫu in hóa đơn | Có | Chọn trong danh sách, hoặc tạo mẫu mới tại Mẫu biểu → Mẫu hóa đơn |
Phần Dịch vụ & Phí:
Resident hiện sẵn các dịch vụ khách đang dùng. Cần thêm dịch vụ khác thì bấm (+).
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Dịch vụ | Tên dịch vụ |
| Đơn giá | Giá của từng dịch vụ |
| Chỉ số | Chọn chỉ số công tơ (chưa chốt thì bấm Chốt công tơ) |
| Số lượng | Tính theo phòng hoặc theo đầu người |
| Hệ số | Mặc định là 1, bạn đổi được (cần bật trước tại Cài đặt chung → Sử dụng hệ số trong hóa đơn) |
| Từ ngày, Đến ngày | Khoảng thời gian tính phí dịch vụ, dùng để phân bổ doanh thu |
Phần Tổng kết:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tạm tính | Tổng tiền của các dòng trên hóa đơn |
| Giảm giá | Số tiền giảm cho khách, nếu có |
| Thuế (%) | Phần trăm thuế áp dụng (ví dụ nhập 10 cho thuế 10%) |
| Thành tiền | Tổng tiền sau khi trừ giảm giá và cộng thuế |
| Trả trước | Tiền thừa khách đã đóng trước đó (không vượt quá số tiền thừa hoặc giá trị hóa đơn) |
| Còn lại | Số tiền khách phải trả |
Trường nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Lưu hóa đơn
Bấm Lưu. Lưu xong, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hóa đơn hiện trong danh sách.
2. Lập hóa đơn hàng loạt từ file Excel
Mở màn hình nhập dữ liệu
Vào Tài chính → Hóa đơn, bấm nút Nhập dữ liệu (biểu tượng mũi tên đi lên).
Tải file mẫu
Chọn tháng và tòa nhà cần lập hóa đơn, rồi bấm “Tải file mẫu tại đây” để tải về máy.
Điền thông tin vào file Excel
Mở file mẫu, Resident đã điền sẵn:
- Số lượng của các dịch vụ cố định
- Chỉ số đầu của điện nước
Bạn kiểm tra lại và điền nốt phần còn thiếu.
Lưu ý quan trọng:
- Bôi đen toàn bộ bảng và chuyển về định dạng Text
- Cột nào có dấu (*) là bắt buộc
- Ô màu vàng: dịch vụ phòng đang dùng
- Ô màu trắng (N/A): dịch vụ phòng không dùng
Tải file lên Resident
Bấm “Chọn file” hoặc kéo thả file vào màn hình Chi tiết nhập dữ liệu. Rồi bấm Nhập dữ liệu.
Hoàn thành
Nhập xong, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và các hóa đơn hiện trong danh sách.
Cần lập hóa đơn cho nhiều phòng/giường trong cùng một tòa nhà thì nhập Excel sẽ nhanh hơn nhiều.
3. Các tính năng khác
3.1. Sửa, Xóa hóa đơn
Sửa/Xóa từng hóa đơn:
Ở hóa đơn cần sửa, bấm Thao tác → Cập nhật hoặc Xóa.
Xóa hàng loạt:
Tích vào ô vuông ở các hóa đơn cần xóa, rồi bấm biểu tượng Xóa.
Hóa đơn đã duyệt chỉ sửa được kỳ thanh toán, ngày đến hạn, ngày thanh toán và ghi chú. Muốn sửa toàn bộ hoặc xóa, bạn Bỏ duyệt trước.
3.2. Duyệt hóa đơn
Duyệt là bước bạn xem lại hóa đơn trước khi gửi cho khách, để không gửi nhầm số tiền. Chỉ hóa đơn đã duyệt mới gửi được cho khách, chia sẻ link Zalo Mini App, phát hành hóa đơn điện tử hoặc in bill.
Duyệt từng hóa đơn
Bước 1: Ở màn Danh sách hóa đơn, bấm nút Duyệt tại hóa đơn cần duyệt.
Bước 2: Resident hỏi lại “Bạn đang thực hiện thao tác DUYỆT hóa đơn. Bạn có chắc chắn muốn xác nhận duyệt này không?”
- Bấm Hủy nếu chưa muốn duyệt
- Bấm Duyệt để xác nhận
Duyệt xong, nút Duyệt biến mất và hóa đơn chuyển sang “Đã duyệt”.
Bỏ duyệt hóa đơn:
Muốn bỏ duyệt một hóa đơn đã duyệt, bấm Thao tác → Bỏ duyệt.
3.3. Gửi hóa đơn
Duyệt xong, bạn gửi hóa đơn cho từng khách hoặc gửi hàng loạt cho cả tòa nhà.
Gửi từng khách
Bước 1: Vào Danh sách hóa đơn, bấm vào mã hóa đơn muốn gửi.
Bước 2: Ở màn Xem hóa đơn, bấm Gửi hóa đơn. Resident cho bạn chọn kênh gửi:
| Kênh | Mô tả |
|---|---|
| Sao chép link xem trên Mini App | Tạo link mở hóa đơn trong Zalo Mini App Resident. Bạn gửi link qua Zalo hay kênh nào cũng được; khách xem và thanh toán ngay trên Zalo |
| Gửi thông báo qua app | Đẩy thông báo tới App Resident của khách (khách phải cài app rồi) |
| Gửi tin nhắn Zalo ZNS | Gửi tin ZNS (tin nhắn Zalo gửi theo số điện thoại) tới khách; kênh này tính phí theo tin |
| Gửi tin nhắn Zalo OA | Gửi tin qua Zalo OA (tài khoản Zalo chính thức của bạn) tới khách đã quan tâm OA và liên kết tài khoản |
| Gửi email | Gửi hóa đơn vào email của khách, nếu bạn đã lưu email |
Hóa đơn chưa duyệt sẽ bị chặn, Resident báo “Vui lòng phê duyệt hóa đơn trước khi chia sẻ.”
3.4. Sinh hóa đơn
Sinh hóa đơn tạo hóa đơn định kỳ cho nhiều khách thuê cùng lúc, nhanh và không sót ai.
Chọn biểu tượng Sinh hóa đơn
Trên thanh công cụ, bấm biểu tượng Sinh hóa đơn.
Điền thông tin tạo hóa đơn
Màn hình Tạo nhiều hóa đơn hiện ra. Bạn điền:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Kỳ thanh toán | Chọn tháng cần sinh hóa đơn (ví dụ: 09/2025) |
| Tòa nhà | Chọn tòa nhà cần tạo hóa đơn |
| Hình thức tạo hóa đơn | Chỉ tiền nhà: chỉ sinh hóa đơn tiền thuê; Chỉ tiền dịch vụ: chỉ sinh hóa đơn dịch vụ; Tiền nhà & Dịch vụ: sinh cả hai |
Xác nhận và lưu
Kiểm tra lại rồi bấm Tạo. Resident tự tạo hóa đơn cho toàn bộ khách thuê trong tòa nhà theo kỳ bạn chọn.
Sinh hóa đơn vừa nhanh, vừa không bỏ sót khách nào trong tòa nhà.
3.5. Xác nhận thu tiền hóa đơn
Chọn thu tiền
Ở danh sách hóa đơn, bấm Thao tác → Thu tiền.
Điền thông tin thanh toán
Màn hình Thanh toán hóa đơn hiện ra. Bạn điền các thông tin trên đó.
Trường nào có dấu (*) là bắt buộc phải điền.
Hoàn thành
Bấm Lưu. Lưu xong, số tiền đã thu hiện ở cột “Đã trả” và phần khách còn thiếu hiện ở cột “Còn Nợ”.
Gạch nợ tự động hóa đơn: khi khách chuyển khoản vào tài khoản đã liên kết, Resident tự xác nhận thu tiền cho hóa đơn, bạn không phải bấm tay từng cái. Gọi 0355430074 để được hướng dẫn thêm.
Xử lý trường hợp đặc biệt:
- Khách trả nhiều hơn giá trị hóa đơn: bạn cứ xác nhận thu đúng số tiền thật nhận. Resident tự trừ vào các hóa đơn khác còn nợ (nếu có), hoặc ghi vào tiền thừa để tự trừ ở hóa đơn sau.
- Khách đóng trước một khoản để trừ dần: lập phiếu thu và chọn hạng mục Tiền thừa. Resident ghi nhận khoản này và theo dõi phần dư cho bạn.
3.6. In hóa đơn
Ở màn Danh sách hóa đơn, bấm Mã hóa đơn để xem chi tiết. Có hai cách in:
- In từ máy tính: bấm Tải hóa đơn → Tải xuống PDF rồi in bằng máy in thường.
- In qua loa: bấm In qua loa để gửi lệnh in tới máy in bill Tingee đã gán cho tài khoản của bạn. Bill in ra có kèm mã QR thanh toán, khách quét là hóa đơn tự gạch nợ. Xem hướng dẫn tại In bill và phiếu thu qua loa.
3.7. Phát hành hóa đơn điện tử
Nếu khách cần hóa đơn điện tử hợp lệ (thường là khách công ty), Resident kết nối sẵn với nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Bạn làm như sau:
- Khai tài khoản nhà cung cấp tại Cài đặt → Hóa đơn điện tử: thêm liên kết với nhà cung cấp, mã số thuế, tài khoản, ký hiệu và chọn một liên kết làm mặc định. Mỗi tòa nhà có thể dùng một cấu hình riêng.
- Với từng hóa đơn đã duyệt và đã thu đủ tiền, bấm Thao tác → Phát hành hóa đơn. Trong hộp Phát hành hóa đơn điện tử, chọn cấu hình (mặc định là tự động theo tòa), xem lại bản xem trước rồi bấm Phát hành hóa đơn. Phát hành xong, bạn Tải PDF hoặc Gửi email hóa đơn điện tử cho khách.
- Muốn phát hành nhiều hóa đơn, tích chọn các hóa đơn rồi bấm nút phát hành hàng loạt. Hộp Phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt cho biết số hóa đơn đủ điều kiện và số hóa đơn bị bỏ qua; bạn theo dõi tiến độ ở mục Tác vụ.
Chỉ phát hành được hóa đơn đã duyệt, đã thu đủ tiền và chưa có hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã phát hành thì không sửa hoặc xóa được trong Resident nữa.
3.8. Thống kê hóa đơn
Ở màn hình Hóa đơn, bạn xem được tổng tiền của các hóa đơn theo bộ lọc: Tòa nhà, Phòng, Giường, Hợp đồng, Thời gian, Trạng thái…
Các con số thống kê:
- Tổng tiền phải thu: tổng giá trị các hóa đơn chưa thanh toán
- Đã thu: tổng tiền đã thu từ khách
- Còn nợ: số tiền khách chưa trả
Nhìn vào đây, bạn biết ai trả chậm, ai nợ nhiều để nhắc sớm.
Video hướng dẫn chi tiết
Xem video hướng dẫn lập hóa đơn tại: https://www.youtube.com/watch?v=atSZTsDn2x0
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Khách không có App Resident thì gửi hóa đơn bằng cách nào?
Dùng Sao chép link xem trên Mini App rồi gửi link qua Zalo cá nhân, hoặc gửi Zalo ZNS tới số điện thoại của khách. Cả hai cách khách đều không cần cài app.
Hỏi: Gửi hàng loạt xong làm sao biết ai chưa nhận?
Mở menu Thông báo. Mỗi lần gửi tạo một thông báo, trong đó có trạng thái gửi và danh sách người nhận.
Hỏi: Hóa đơn điện tử và hóa đơn trong Resident có phải là một?
Không. Hóa đơn trong Resident là chứng từ để bạn quản lý nội bộ. Hóa đơn điện tử là bản phát hành qua nhà cung cấp, được cơ quan thuế chấp nhận, và được tạo từ hóa đơn Resident đã thu đủ tiền.
Các trang liên quan
- Ghi chỉ số - Ghi chỉ số điện nước trước khi lập hóa đơn
- In bill và phiếu thu qua loa - In bill kèm QR thanh toán
- Hợp đồng - Quản lý hợp đồng thuê
- Khách hàng - Thông tin khách thuê