Mẫu hóa đơn
Ở màn Mẫu hóa đơn, bạn tạo sẵn mẫu hóa đơn để mỗi tháng xuất cho khách chỉ việc in ra, không phải soạn lại.
Hóa đơn nào cũng in ra cùng một kiểu nên khách nhìn quen, bạn cũng đỡ nhầm số.
1. Những thông tin bạn thấy trên màn hình
Trong danh sách mẫu, bạn thấy các cột:
- Mã: Mã hóa đơn mẫu, Resident tự đặt.
- Tên mẫu: Tên của mẫu hóa đơn (ví dụ: Mẫu hóa đơn hàng tháng, Mẫu hóa đơn thanh lý hợp đồng…).
- Phân loại: Nhóm hóa đơn theo lúc dùng (Hóa đơn đặt cọc, Hóa đơn thanh lý, Hóa đơn chuyển phòng, Hóa đơn hàng tháng…).
- Xem mẫu PDF: Xem trước nội dung mẫu hóa đơn dưới dạng file PDF.
- Mặc định: Chọn một mẫu làm mẫu dùng sẵn cho các lần sau.
- Thao tác:
- Sửa (biểu tượng bút tím): Sửa thông tin hoặc nội dung mẫu hóa đơn.
- Xóa (biểu tượng thùng rác đỏ): Bỏ mẫu hóa đơn không còn dùng.
2. Thêm mẫu hóa đơn mới
Bước 1: Bấm nút (+) Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 2: Ở màn hình Thêm mẫu hóa đơn, điền các thông tin sau:
- Tên mẫu hóa đơn: Đặt tên để phân biệt với các mẫu khác.
- Mô tả: Ghi vài chữ về lúc nào thì dùng mẫu này.
- Phân loại: Chọn nhóm phù hợp (Hóa đơn hàng tháng, Hóa đơn đặt cọc, Hóa đơn thanh lý…).
- File hóa đơn mẫu:
- Tải file mẫu hóa đơn lên.
- Lưu ý: Trong file, bạn đặt sẵn các mã code trường thông tin (ví dụ: họ tên khách thuê, căn cước, số điện thoại, kỳ thanh toán, số tiền, ngày phát hành…). Khi xuất hóa đơn, Resident tự điền dữ liệu thật vào đúng chỗ.
- Mặc định: Bật công tắc nếu bạn muốn lấy mẫu này làm mẫu mặc định.
- Chọn loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn trong danh sách có sẵn.
Bước 3: Bấm Lưu là xong.
3. Sửa hoặc xóa mẫu hóa đơn
- Sửa: Bấm nút Sửa (bút tím) ở dòng mẫu cần sửa → đổi thông tin → bấm Lưu.
- Xóa: Bấm nút Xóa (thùng rác đỏ) ở dòng mẫu cần bỏ → xác nhận để xóa.
Danh sách mã code đầy đủ
Bạn đặt các mã dưới đây vào file Word (.docx) ở đúng chỗ cần điền. Khi tạo tài liệu, Resident thay mã bằng dữ liệu thật. Mã phân biệt chữ hoa chữ thường và phải giữ nguyên cặp ngoặc nhọn. Loại biểu mẫu này hiện có 83 mã.
Tòa nhà và căn hộ
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Địa chỉ tòa nhà | 123 Láng Hạ, Phường Láng, Hà Nội | |
| Tên tòa nhà | Tòa A – 123 Láng Hạ | |
| Tên giường | Giường 2 | |
| Tên căn hộ | P.301 | |
| Tên phòng kèm tên giường | P.301 – Giường 2 | |
| Giá phòng | 5.000.000 đ | |
| Diện tích căn hộ | 25 m² |
Cọc và khuyến mãi
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tiền cọc từ đặt chỗ | 1.000.000 đ | |
| Số tháng cọc | 1 tháng | |
| Tiền cọc | 5.000.000 đ | |
| Giảm giá | 500.000 đ | |
| Số tiền giảm | 500.000 đ | |
| Số tháng giảm | 1 tháng | |
| Giá sau giảm | 4.500.000 đ | |
| Tổng tiền giảm giá và khuyến mãi | 700.000 đ | |
| Chu kỳ thanh toán | 1 tháng | |
| Tiền khách đã trả trước | 1.000.000 đ | |
| Số tháng khuyến mãi | 1 tháng | |
| Giá khuyến mãi mỗi tháng | 4.500.000 đ | |
| Khuyến mãi | 200.000 đ |
Hợp đồng và khách
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã hợp đồng | HĐ000123 | |
| Tên hợp đồng | Hợp đồng thuê P.301 – Nguyễn Văn An | |
| Số căn cước của khách | 012345678901 | |
| Tên khách | Nguyễn Văn An | |
| Số điện thoại khách | 0912 345 678 | |
| Mã số thuế | 8123456789 |
Phí dịch vụ
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tổng tiền phí dịch vụ | 670.000 đ | |
| Tiền trả trước được hoàn lại | 1.000.000 đ | |
| Phí sửa chữa | 300.000 đ | |
| Phí sửa chữa cộng nợ cũ | 800.000 đ | |
| Ngày chuyển nhượng | 15/09/2026 | |
| Phí chuyển nhượng | 500.000 đ |
Thanh toán
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nợ cũ | 500.000 đ | |
| Đã thanh toán | 2.000.000 đ | |
| Còn lại phải trả | 4.000.000 đ | |
| Số còn lại bằng chữ (tiếng Việt) | Bốn triệu đồng chẵn | |
| Số còn lại bằng chữ (tiếng Anh) | Four million dong | |
| Số còn lại, không tính nợ cũ | 3.500.000 đ | |
| Số còn lại không tính nợ cũ, bằng chữ | Ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn | |
| Số còn lại không tính nợ cũ, bằng chữ (tiếng Anh) | Three million five hundred thousand dong |
Thông tin hóa đơn
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày tạo hóa đơn | 01/03/2026 | |
| Hạn thanh toán | 05/03/2026 | |
| Mã hóa đơn | INV000456 | |
| Tên hóa đơn | Hóa đơn tháng 03/2026 | |
| Tên hóa đơn viết IN HOA | HÓA ĐƠN THÁNG 03/2026 | |
| Ngày phát hành | 01/03/2026 | |
| Tháng (MM/YYYY) | 03/2026 | |
| Ghi chú | — | |
| Ngày ký hợp đồng | 01/03/2026 | |
| Nội dung chuyển khoản | INV000456 P301 NGUYEN VAN AN |
Tiền thuê
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày kết thúc phần thuê tròn tháng | 31/03/2026 | |
| Ngày bắt đầu phần thuê tròn tháng | 01/03/2026 | |
| Đơn giá thuê | 5.000.000 đ | |
| Số tháng thuê | 1 tháng | |
| Tổng tiền thuê | 5.000.000 đ | |
| Tiền thuê của những ngày lẻ | 833.333 đ | |
| Ngày kết thúc phần ngày lẻ | 05/04/2026 | |
| Số ngày lẻ | 5 ngày | |
| Ngày bắt đầu phần ngày lẻ | 01/04/2026 | |
| Ngày kết thúc thuê | 05/04/2026 | |
| Số ngày thuê | 36 ngày | |
| Tiền thuê theo kỳ | 5.833.333 đ | |
| Giá thuê mỗi ngày | 166.667 đ | |
| Giá thuê mỗi tháng | 5.000.000 đ | |
| Ngày bắt đầu thuê | 01/03/2026 | |
| Tổng tiền thuê | 5.833.333 đ |
Tổng tiền và thuế
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tổng tiền bằng chữ (tiếng Việt) | Năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn | |
| Tổng tiền bằng chữ (tiếng Anh) | Five million five hundred thousand dong | |
| Tổng tiền cộng nợ cũ, bằng chữ | Sáu triệu đồng chẵn | |
| Tổng tiền cộng nợ cũ, bằng chữ (tiếng Anh) | Six million dong | |
| Tổng tiền cộng nợ cũ, trừ tiền đã trả trước, bằng chữ | Năm triệu đồng chẵn | |
| Tạm tính | 5.000.000 đ | |
| Thuế suất (%) | 10% | |
| Tiền thuế | 500.000 đ | |
| Tổng cộng | 5.500.000 đ | |
| Tổng tiền cộng nợ cũ, trừ tiền đã trả trước | 5.000.000 đ | |
| Tổng tiền thuế của các dịch vụ | 500.000 đ | |
| Tổng tiền cộng nợ cũ | 6.000.000 đ | |
| Tổng tiền cộng nợ cũ, luôn lấy số dương | 6.000.000 đ | |
| Tổng tiền chưa tính thuế | 5.000.000 đ |
Ảnh chèn tự động
Mã ảnh viết theo kiểu . Số trong ngoặc là chiều rộng ảnh tính bằng cm, để trống thì lấy 2 cm. Ví dụ là ảnh rộng 3 cm.
| Mã code | Ảnh được chèn |
|---|---|
| Logo thương hiệu bạn đã khai ở Cài đặt cơ bản | |
| Mã QR thanh toán theo số tiền còn phải trả | |
| Mã QR thanh toán không cộng nợ cũ | |
| Mã QR của một tài khoản Tingee cụ thể |
Bảng lặp nhiều dòng
Trong Word, bạn đặt mã mở vào ô đầu tiên và mã đóng vào ô cuối cùng của một dòng bảng. Resident sẽ nhân dòng đó ra đủ số dòng bạn có. Bên trong dòng, bạn dùng các trường viết thường ở bảng bên dưới.
| Bảng | Mã mở | Mã đóng | Ví dụ dòng in ra |
|---|---|---|---|
| Tất cả phí dịch vụ | Tiền điện – 120 kWh – 420.000 | ||
| Phí dịch vụ, bỏ dòng 0 đ | Tiền nước – 10 m³ – 250.000 | ||
| Phí dịch vụ, tách tiền điện thành giá gốc + phụ phí | Tiền điện – 120 kWh – 300.000 / Phụ phí điện – 120.000 | ||
| Phí dịch vụ, không gồm tiền thuê nhà | Tiền điện – 120 kWh – 420.000 |
Trường trong mỗi dòng phí dịch vụ
Bốn bảng trên đều dùng chung các trường này.
| Mã code | Nội dung điền vào | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số thứ tự | 1 | |
| Tên phí kèm kỳ tính | Tiền điện tháng 03/2026 | |
| Tên phí không kèm kỳ | Tiền điện | |
| Tên phí kèm mô tả thêm | Tiền điện (theo công tơ) | |
| Chỉ số đầu (phí theo công tơ) | 1.250 | |
| Chỉ số cuối (phí theo công tơ) | 1.370 | |
| Số lượng / sản lượng | 120 | |
| Đơn vị tính | kWh | |
| Hệ số nhân | 1.00 | |
| Đơn giá chưa thuế | 3.500 | |
| Thuế trên một đơn vị | 350 | |
| Đơn giá đã gồm thuế | 3.850 | |
| Thuế suất (%) | 10 | |
| Tiền thuế của dòng | 42.000 | |
| Thành tiền chưa thuế | 420.000 | |
| Thành tiền đã gồm thuế | 462.000 | |
| Từ ngày | 01/03/2026 | |
| Đến ngày | 31/03/2026 | |
| Ghi chú | — |
Cập nhật ngày