Hợp đồng thuê
Quản lý hợp đồng khách thuê có lẽ là phần quan trọng nhất trong quản lý vận hành căn hộ. Căn cứ vào hợp đồng chủ nhà có thể biết khách thuê của họ đang ở Tòa nhà nào? Phòng nào? Thời hạn hợp đồng là bao lâu? Sử dụng những dịch vụ nào? ... Cùng rất nhiều các thông tin liên quan khác. Quản lý hợp đồng chặt chẽ sẽ giúp chủ nhà nắm bắt được thông tin khách hàng, lên kế hoạch cho những trường hợp khách chuẩn bị rời phòng, tránh thất thoát doanh thu từ những trường hợp rủi ro trong quá trình vận hành.
Hiện nay để chủ nhà có thể áp dụng quản lý hợp đồng triệt để trên phần mềm. Resident sẽ hướng dẫn các bạn cách lập hợp đồng thêm khách thuê mới vào phòng và một tính năng khác như: Gia hạn hợp đồng, thanh lý hợp đồng,...
1. Tạo hợp đồng
Bước 1: Tại màn hình chính, ấn chọn Khách hàng ⇒ Hợp đồng thuê
Bước 2: Ấn chọn nút dấu (+) để Thêm hợp đồng
Bước 3: Lúc này, màn hình chi tiết lập hợp đồng sẽ xuất hiện. Hãy điền đủ thông tin các phần theo yêu cầu của hệ thống:
Lưu ý: Những trường thông tin đánh dấu (*) là những trường thông tin bắt buộc phải điền
a. Thông tin chung
Căn hộ: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm căn hộ mới
Phòng: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm phòng mới
Giường: Áp dụng đối với mô hình Ký túc xá, homestay,... bạn hãy chọn trong danh sách có sẵn (Nếu có)
Ngày ký: Điền ngày chủ nhà ký hợp đồng với khách thuê
Ngày bắt đầu: Điền ngày khách bắt đầu thuê nhà
Hạn hợp đồng: Điền ngày khách hết hạn hợp đồng
Ghi chú: Điền thông tin ghi chú (Nếu có)
b. Khách hàng
Tại phần thông tin Khách hàng, ấn chọn icon Thêm khách hàng.
Lúc này, màn hình Danh sách khách hàng sẽ xuất hiện. Hãy tích chọn khách hàng trong danh sách có sẵn hoặc Thêm mới để thêm khách hàng mới
Cuối cùng, ấn nút Chọn để hoàn thành thao tác chọn khách thuê gán với hợp đồng. Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị khách thuê đó ra màn hình ngoài phần Khách hàng
c. Tiền thuê & Tiền cọc
Tiền thuê: Giá thuê phòng hàng tháng
Chu kỳ thanh toán: Chọn chu kỳ trong danh sách có sẵn. Ví dụ: Nếu bạn quy định khách thuê đóng tiền nhà 1 tháng 1 lần thì bạn chọn chu kỳ là 1 tháng. Nếu bạn quy định khách thuê đóng tiền 3 tháng 1 lần thì chọn chu kỳ là 3 tháng
Ngày bắt đầu tính tiền: Ngày bắt đầu tính tiền thuê căn hộ
Tiền cọc: Đây là số tiền bạn sẽ giữ của khách thuê trong suốt quá trình khách thuê ở tại căn hộ
Đã cọc giữ chỗ: Hệ thống sẽ hiển thị sẵn số tiền khách thuê đã đặt cọc giữ chỗ trước đó (nếu có)
Tiền cọc phải đóng: Đây là số tiền cọc còn lại mà khách thuê phải đóng cho chủ nhà
d. Tiền phí dịch vụ
Tại phần thông tin Tiền phí dịch vụ ấn chọn icon Thêm dịch vụ.
Lúc này, màn hình Danh sách Dịch vụ & Phí sẽ xuất hiện. Hãy tích chọn dịch vụ trong danh sách có sẵn hoặc ấn nút Thêm mới để thêm dịch vụ mới vào danh sách chọn
Sau đó, ấn nút Chọn để hoàn thành thao tác chọn danh sách dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ đó ra màn hình ngoài phần thông tin Tiền Dịch vụ & Phí. Ngoài ra, hãy điền sẵn thông tin chỉ số đầu của điện nước hoặc số lượng gán với từng dịch vụ
Bước 4: Cuối cùng, ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác Lập hợp đồng mới. Nếu thành công hệ thống sẽ gửi thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Danh sách hợp đồng.
Nếu muốn Sửa hoặc Xoá thông tin liên quan đến hợp đồng. Hãy ấn nút Sửa hoặc Xoá ngay tại hợp đồng bạn muốn thao tác.
2. Mẹo tạo hợp đồng nhanh từ file dữ liệu mẫu
Đối với các đơn vị có số lượng khách thuê lớn thì việc tạo hàng loạt thông tin hợp đồng thuê là tính năng cần thiết. Để hỗ trợ người dùng tạo dữ liệu nhanh hơn, trên thiết bị máy tính Resident đã thiết kế tính năng tạo dữ liệu nhanh từ file excel mẫu. Cụ thể:
Bước 1: Tại màn hình chính ấn chọn mục Hợp đồng thuê
Bước 2: Ấn nút Thêm dữ liệu hình mũi tên đi lên
Bước 3: Tại đây hệ thống sẽ hiển thị chi tiết màn nhập dữ liệu, bạn hãy ấn chọn tòa nhà bạn muốn lập hợp đồng và ấn vào “Tải file mẫu tại đây” để tải file mẫu xuống.
Bước 4: Mở file mẫu và điền dữ liệu hợp đồng theo các trường thông tin hệ thống yêu cầu nhập. Lưu ý:
Những mục đánh dấu (*) là những mục bắt buộc phải điền thông tin.
Định dạng file đưa về dạng "Text" trước khi nhập dữ liệu
Hãy xem ví dụ mẫu trước khi nhập dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
Bước 5: Đẩy file dữ liệu chứa thông tin hợp đồng cần tạo lên hệ thống bằng cách ấn nút “Chọn file” hoặc “Kéo thả file” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu. Sau đó ấn nút Nhập dữ liệu
Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại các màn Danh sách hợp đồng
3. Hướng dẫn một số thao tác tại màn Hợp đồng thuê
Tại phần này Resident sẽ hướng dẫn các bạn các trường hợp phát sinh cần quản lý và xử lý trên phần mềm, cụ thể như sau:
a. Gia hạn hợp đồng
Trong trường hợp khách thuê chuẩn bị hết hạn hợp đồng và có nhu cầu ở tiếp, hãy ấn nút Gia hạn hợp đồng
Tiếp theo, điền thông tin tại màn Gia hạn hợp đồng và ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác gia hạn hợp đồng
b. Khách Chuyển Phòng/Giường
Trong trường hợp khách có nhu cầu chuyển từ phòng/giường này sang phòng/giường khác. Bạn thực hiện thao tác trên phần mềm như sau:
Tại hợp đồng cần chuyển, ấn nút Chuyển Phòng/Giường
Lúc này, màn hình Chuyển phòng/giường sẽ hiển thị, bạn cần điền thông tin phòng/giường bạn muốn chuyển đến và các thông tin đi kèm khác
Cuối cùng, ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác chuyển Phòng/giường. Nếu chuyển thành công, hệ thống sẽ thanh lý hợp đồng khách ở phòng cũ và thiết lập hợp đồng khách ở phòng mới theo thông tin đã điền bên trên. Bạn có thể check lại hợp đồng mới tại màn Hợp đồng thuê để đảm báo tính chính xác.
c. Đăng ký ngày chuyển đi
Tính đăng đăng ký ngày chuyển đi được đội ngũ Resident xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ chủ nhà lưu trữ thông tin ngày khách sẽ chuyển ra khỏi tòa nhà. Tính năng này như một công cụ hiển thị nhắc nhở chủ nhà lên phương án cho thuê phòng và tìm khách thuê mới.
Để lưu thông tin ngày khách chuyển đi trên hệ thống. Tại màn hình danh sách hợp đồng, ấn nút Đăng ký ngày chuyển đi
Tiếp theo, điền thông tin vào mục Ngày sẽ chuyển đi, điền Ghi chú nếu có và ấn nút Lưu để xác nhận hoàn thành thao tác đăng ký ngày chuyển đi
Nếu đăng ký ngày chuyển đi thành công hệ thống sẽ hiển thị trạng thái Sắp chuyển đi tại cột trạng thái trên màn danh sách hợp đồng
d. Nhượng hợp đồng
Trường hợp khách thuê nhượng hợp đồng cho một khách thuê khác. Hãy ấn nút Nhượng hợp đồng tại hợp đồng cần nhượng để thực hiện thao tác nhượng
Lúc này, màn hình nhượng hợp đồng sẽ được bật lên, hãy check lại thông tin hợp đồng hiện tại và điền thông tin khách hàng mới, đi kèm một số thông tin khác để hoàn thành thao tác nhượng
Nếu thực hiện thao tác nhượng hợp đồng thành công, hệ thống sẽ xử lý thanh lý hợp đồng khách cũ và ghi nhận hợp đồng mới theo khách thuê mới và hiển thị tại màn danh sách hợp đồng thuê. Bạn có thể kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác
e. Thanh lý hợp đồng
Khi khách thuê hết hạn hợp đồng thuê và có nhu cầu thanh lý hợp đồng, trên phần mềm bạn cần thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Tại màn hình Danh sách hợp đồng, ấn chọn Thanh lý hợp đồng
Bước 2: Lúc này, màn hình chi tiết Thanh lý hợp đồng sẽ xuất hiện. Tùy thuộc vào trường hợp thực tế để lựa chọn hình thức thanh lý cho phù hợp
Trường hợp 1: Khách bỏ cọc
Bạn hãy tích chọn ô "Khách bỏ cọc", điền ngày khách bỏ cọc và ấn "Lập hóa đơn & thanh lý" để xác nhận thanh lý bỏ cọc
Nếu thực hiện thành công, hệ thống sẽ thực hiện thao tác thanh lý hợp đồng, lập hóa đơn thanh lý ghi nhận tại màn hóa đơn và khoản thu tiền cọc trước đó sẽ được ghi nhận vào Báo cáo doanh thu
Trường hợp 2: Khách rời phòng
Trường hợp khách thuê rời phòng và bạn có trả cọc lại cho khách như bình thường. Bạn hãy tích chọn "Khách rời phòng" và điền đủ thông tin 4 phần theo yêu cầu của hệ thống:
Lưu ý: Những trường thông tin đánh dấu (*) là những trường thông tin bắt buộc phải điền
Thông tin hợp đồng: Tại đây, hệ thống sẽ tổng hợp một số thông tin cơ bản của hợp đồng, hãy điền vào mục ngày khách chuyển đi vào mục Ngày chuyển đi
Công nợ khách hàng: Đây là phần tổng hợp các hoá đơn khách thuê chưa thanh toán cho chủ nhà
Hoàn cọc và tiền thừa: Điền số tiền chủ nhà sẽ trả lại tiền cọc cho khách (Không bao gồm các khoản phí cấn trừ khác), phí phạt và tiền phòng thừa nếu có.
Tổng hợp: Đây là phần tổng hợp các khoản cần thu chi khi thanh lý hợp đồng. Hệ thống sẽ gợi ý kết quả sau khi thanh lý là chủ nhà cần thanh toán cho khách thuê số tiền bao nhiêu? Hoặc ngược lại khách thuê cần phải thanh toán cho chủ nhà số tiền là bao nhiêu?
Bước 3: Ấn nút Lập hoá đơn và Thanh lý để hoàn thành thao tác Thanh lý hợp đồng. Lúc này bạn hãy kiểm tra hoá đơn tại mục Hoá đơn và gửi thông tin đến khách thuê để hoàn tất các thao tác thanh lý hợp đồng
Xem video hướng dẫn chi tiết tại đây:
Trên đây là hướng dẫn một số thao tác tại màn Hợp đồng thuê. Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline 0355.430.074 hoặc gửi về email: [email protected] để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!
Last updated