Sự cố/Công việc
Trong quản lý vận hành Căn hộ/Dự án có vô vàn các công việc phát sinh cần xử lý. Mỗi bộ phận phụ trách sẽ có các công việc cần xử lý khác nhau. Để thuận tiện cho chủ nhà và nhân viên trong việc theo dõi thông tin cũng như tiến trình xử lý công việc tại Căn hộ, Resident đã thiết kế các tính năng để hỗ trợ quản lý công việc như: Tạo công việc mới, Nhận việc, Hoàn thành việc. Ngoài ra, Resident cũng thiết kế thêm các tính năng bổ trợ như Lọc công việc, Thống kê số lượng công việc theo trạng thái
Lưu ý: Màn công việc sẽ bao gồm các Công việc tự tạo và các Công việc liên quan đến sự cố tiếp nhận từ khách thuê tại Căn hộ.
Sau đây là hướng dẫn chi tiết các tính năng tại màn Công việc cụ thể như sau:
1. Tạo công việc mới
Công việc mới ở đây được định nghĩa là công việc được tạo từ bất kỳ tài khoản nào trong hệ thống của bạn, được giao đến nhân viên phụ trách thực hiện và công việc này chưa có người nhận xử lý.
Bước 1: Tại màn hình chính ấn chọn Công việc
Bước 2: Tại màn hình Danh sách công việc ấn chọn Thêm công việc
Bước 3: Lúc này, màn hình chi tiết Thêm công việc sẽ xuất hiện. Hãy điền thông tin theo yêu cầu từ hệ thống.
Căn hộ: Chọn trong danh sách có sẵn
Phòng: Chọn trong danh sách có sẵn
Giường: Chọn trong danh sách có sẵn
Tiêu đề: Điền tiêu đề của công việc
Mô tả: Điền thông tin chi tiết công việc cần xử lý
Nhóm công việc: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc ấn dấu (+) để Thêm Nhóm công việc
Loại công việc: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc ấn dấu (+) để Thêm loại công việc
Mức độ ưu tiên: Chọn mức độ: Bình thường, Thấp, Gấp
Người thực hiện: Chọn người thực hiện công việc trong danh sách có sẵn
Hạn hoàn thành: Chọn ngày giờ cần hoàn thành công việc
Hiển thị với khách hàng: Nếu bạn muốn công việc này hiển thị với khách hàng thì bật lên. Ngược lại hãy tắt đi
Đính kèm: Chọn ảnh hoặc file đính kèm (Nếu có)
Bước 4: Ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác Thêm công việc mới. Nếu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo "Dữ liệu đã được TẠO thành công" và hiển thị thông tin công việc mới ra bên ngoài màn hình Danh sách Công việc.
Các công việc mới sau khi tạo nhưng chưa có người nhận xử lý sẽ mặc định hiển thị trạng thái "Chưa làm"
2. Nhận xử lý
Công việc sau khi tạo sẽ được chuyển thông tin đến Người thực hiện theo danh sách Người thực hiện đã được chọn sẵn. Nếu bạn là người phụ trách thực hiện công việc hãy ấn vào nút Nhận xử lý để Tiếp nhận công việc.
Lúc này hệ thống sẽ bật lên câu hỏi xác nhận "Bạn có chắc chắn muốn nhận việc?". Hãy ấn nút Đồng ý để hoàn thành thao tác nhận việc.
Nếu bạn nhận việc thành công, công việc sẽ được chuyển sang trạng thái Đang làm
Khi bắt đầu xử lý công việc, bạn hãy nhấn nút Bắt đầu làm để cập nhật trạng thái người quản lý hoặc khách thuê biết mình đã bắt đầu xử lý công việc.
3. Hoàn thành công việc
Sau khi bạn xử lý xong công việc, hãy ấn nút Hoàn thành để tiến hành ghi nhận kết quả trên phần mềm.
Lúc này, màn hình chi tiết Hoàn thành công việc sẽ xuất hiện. Hãy điền thông tin Thời gian hoàn thành, Mô tả và Đính kèm (Nếu có) => Sau đó, ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác Hoàn thành công việc.
Nếu hoàn thành công việc thành công, hệ thống chuyển công việc sang trạng thái Chờ nghiệm thu
4. Nghiệm thu công việc
Sau khi công việc được hoàn thành, hệ thống sẽ chuyển sang trạng thái Chờ nghiệm thu. Nếu bạn có tài khoản được phân quyền Nghiệm thu công việc, bạn có thể tiến hành nghiệm thu như sau:
Tại màn hình công việc, ấn chọn nút Nghiệm thu công việc:
Tại màn hình Nghiệm thu, Đánh giá kết quả xử lý, Khách hàng đánh giá, Nhận xét của khách hàng. Sau đó ấn Lưu để hoàn thành Nghiệm thu công việc.
Sau khi Nghiệm thu xong công việc, công việc sẽ được chuyển về trạng thái Đã nghiệm thu.
Ngoài ra, bạn có thể xem lại Chi tiết công việc bất kỳ lúc nào bằng cách ấn chọn Mã công việc
5. Lọc công việc
Tính năng Lọc tại màn Thông báo là tính năng cần thiết để người dùng có thể lọc thông tin theo nhu cầu. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin nhanh và xem các thông tin liên quan tại màn danh sách tổng hợp thông báo.
Để Lọc công việc, đầu tiên, bạn click vào biểu tượng dấu 3 gạch màu đen ở góc trên bên phải màn hình:
Tiếp theo, chọn lọc các tiêu chí bạn mong muốn. Cuối cùng ấn Áp dụng.
Ngoài ra, tại mục Thống kê ở đầu trang, bạn có thể dễ dàng phân loại và theo dõi trạng thái công việc như đang giao, đang thực hiện,... giúp quản lý tiến độ một cách trực quan và hiệu quả hơn.
6. Thống kê công việc
Tại màn hình Thông báo, bạn có thể theo dõi tổng số lượng công việc theo từng trạng thái: Chưa làm, Đang làm, Chờ nghiệm thu, Đã nghiệm thu, Không đạt, Quá hạn. Thông tin này giúp bạn nắm bắt nhanh tình hình thực hiện, kịp thời kiểm soát và xử lý công việc.
Trên đây là hướng dẫn một số thao tác tại màn Công việc trên phần mềm quản lý Bất động sản Resident từ thiết bị máy tính.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline 0355.430.074 hoặc gửi về email: [email protected] để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!
Last updated