# Hoá đơn

Lập hoá đơn và xác nhận thu tiền là hoạt động thường kỳ trong quản lý vận hành Căn hộ cho thuê. Tuỳ thuộc vào quy định tại các căn hộ mà hoạt động này có thể lặp đi lặp lại 1 tháng 1 lần hay ít hơn như 2 tháng, 3 tháng, 6 tháng,.. một lần. Để chủ nhà có thể thao tác và quản lý dễ dàng trên phần mềm, đội ngũ Resident đã lên bản hướng dẫn chi tiết cách lập hoá đơn, xác nhận thu tiền và một số các tính năng đi kèm khác tại màn hoá đơn. Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

Sau khi đăng nhập vào phần mềm, hãy ấn chọn mục **Hoá đơn** để tiến hành thao tác lập hoá đơn. Hiện bạn có thể lập hoá đơn theo 2 cách: Lập hoá đơn theo từng Phòng/Giường hoặc Lập hoá đơn hàng loạt nhiều Phòng/Giường từ file mẫu

## **1. Lập hoá đơn từng Phòng/Giường**

**Bước 1**: Tại màn hình  **Tài chính** => **Hoá đơn**, ấn nút dấu **(+)** để **Thêm hoá đơn**

<figure><img src="/files/UGQPzjq0vmsw8eZ3wA3t" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 2**: Lúc này màn hình chi tiết lập hoá đơn sẽ hiển thị, hãy điền thông tin theo yêu cầu của hệ thống.

*Lưu ý: Những mục đánh dấu **(\*)** là những mục bắt buộc phải điền thông tin*

**Phần thông tin chung:**

* **Tòa nhà:**&#x43;họn trong danh sách có sẵn
* **Phòng:** Chọn trong danh sách có sẵn
* **Giường:** Chọn trong danh sách có sẵn (nếu có)
* **Hợp đồng:** Hệ thống sẽ hiển thị sẵn tên khách hàng đại diện hợp đồng
* **Kỳ thanh toán:** Hãy chọn tháng mà bạn muốn lập hoá đơn. Nếu hoá đơn bạn lập cho tháng 5 thì hãy ấn chọn **Tháng 5** trong danh sách chọn
* **Ngày lập:** Hệ thống đang hiển thị mặc định ngày lập hoá đơn là ngày hiện tại, bạn có thể giữ nguyên hoặc chọn ngày khác
* **Hạn thanh toán:** Hệ thống đang hiển thị mặc định hạn thanh toán là sau ngày lập hoá đơn 5 ngày. Bạn có thể giữ nguyên hoặc chọn ngày khác. Nếu muốn cài đặt hạn thanh toán, bạn có thể cài đặt tại mục **Cài đặt** => **Cài đặt chung** => **Hạn thanh toán hoá đơn**
* **Mẫu in hoá đơn:** Chọn trong danh sách có sẵn hoặc bạn có thể tạo mới trong mục **Mẫu biểu** -> **Hợp đồng**

**Phần Dịch vụ & Phí:**

Hệ thống sẽ hiển thị sẵn các dịch vụ mà khách hàng sử dụng, nếu muốn thêm dịch vụ khác bạn có thể ấn nút **(+)** để thêm dịch vụ. Sau đó, điền thông tin tại bảng danh sách Dịch vụ & Phí

* **Dịch vụ:** Cột hiển thị tên các loại dịch vụ
* **Đơn giá:** Giá tương ứng gắn liền với từng dịch vụ
* **Chỉ số:** Ấn chọn chỉ số công tơ, nếu chưa chốt, hãy ấn vào nút **Chốt công tơ** để chốt
* **Số lượng:** Cột số lượng ở đây có thể tính theo đầu phòng hoặc đầu người
* **Hệ số:** Hệ thống sẽ hiển thị mặc định hệ số là 1, tuỳ thuộc vào từng dịch vụ mà bạn có thể thay đổi thông tin này. (*Ghi chú: Mặc định ban đầu hệ thống sẽ ẩn cột Hệ số, nếu bạn muốn hiển thị cột này lên thì hãy vào mục **Cài đặt chung** => **Sử dụng hệ số trong hóa đơn** => Chọn **Có** => Ấn nút **Lưu**)*
* **Từ ngày, Đến ngày:** Có ý nghĩa là dịch vụ đó đang tính phí từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu? *(Ghi chú: Mục này thiết kế nhằm mục đích phân bổ doanh thu, phục vụ cho việc thống kê kinh doanh của chủ nhà)*

**Phần Tổng kết:**

* **Tạm tính:** Tổng số tiền tạm tính từ hoá đơn
* **Giảm giá**: Điền số tiền bạn muốn giảm cho khách thuê (Nếu có)
* **Thuế (%):** Áp dụng cho những đơn vị có tính % thuế vào hoá đơn. (*Ví dụ: nếu bạn tính thêm **Thuế 10%** thì hãy điền vào ô trống số **10)***
* **Thành tiền**: Tổng số tiền sau khi giảm trừ và qua thuế.
* **Trả trước:** Là khoản tiền thừa mà khách hàng đã thanh toán trước đó. (*Ví dụ: Trường hợp khách hàng đã thanh toán trước cho chủ nhà 1 khoản tiền để trừ dần vào các hoá đơn hàng tháng. Lúc này bạn sẽ xem số tiền thừa còn lại là bao nhiêu và nhập và ô trống. Lưu ý là bạn không được nhập quá số tiền thừa đang có hoặc nhập số tiền vượt quá tổng giá trị hoá đơn)*
* **Còn lại**: Đây là tổng số tiền khách thuê phải thanh toán cho bạn.

<figure><img src="/files/UZddBRfVDUWJd6vIxuTA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3**: Ấn nút **Lưu** để hoàn thành tác lập hoá đơn. Nếu bạn lập hoá đơn thành công hệ thống sẽ bắn thông báo "Dữ liệu đã được TẠO thành công" và hiển thị thông tin ở ngoài màn hình Danh sách hoá đơn.

<figure><img src="/files/e6LKQULiYK6oIUbiyJWX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## **2. Lập hoá đơn hàng loạt cho nhiều Phòng/Giường từ file mẫu**

**Bước 1**: Tại màn hình chính ấn chọn mục **Tài chính** => **Hoá đơn**

**Bước 2**: Ấn nút **Nhập dữ liệu** hình mũi tên đi lên

<figure><img src="/files/0hf4KsoJjjr44k3dHM0G" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3**: Tại đây hệ thống sẽ hiển thị chi tiết màn nhập dữ liệu, bạn hãy **Chọn tháng** và **chọn tòa nhà** bạn cần lập hóa đơn sau đó ấn “**Tải file mẫu tại đây**” để tải file mẫu xuống.

<figure><img src="/files/zTz4lQw6exDflAyQL5bP" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 4**: Mở file mẫu lên, bạn sẽ thấy hệ thống đã hiển thị sẵn số lượng của các dịch vụ cố định và chỉ số đầu của điện nước. Hãy kiểm tra thông tin có sẵn, điền thông tin còn thiếu trước khi bạn đẩy file lên hệ thống.

*Lưu ý:*&#x20;

* Bôi đen toàn bộ bảng và chuyển về định dạng Text
* *Những mục đánh dấu **(\*)** là những mục bắt buộc phải điền thông tin.*
* *Những ô màu vàng đánh dấu những dịch vụ phòng đó sử dụng, những ô màu trắng ghi N/A đánh dấu những dịch vụ phòng đó không sử dụng*&#x20;

<figure><img src="/files/oJfwJ6AQ2NVDF7lDXPFD" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 5**: Đẩy file dữ liệu chứa thông tin Hoá đơn cần tạo lên hệ thống bằng cách ấn nút “**Chọn file**” hoặc “**Kéo thả file**” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu. Sau đó ấn nút **Nhập dữ liệu**

<figure><img src="/files/ukfGVL6twwC0j2GIdMBm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại các màn **Danh sách hoá đơn**

## **3. Một số tính năng khác tại màn Hoá đơn**

### **3.1. Sửa, Xoá hoá đơn**

* Nếu bạn muốn Sửa, Xoá hoá đơn đã tạo, hãy ấn nút **Thao tác** -> **Cập nhật** hoặc **Xoá**

<figure><img src="/files/dceP8iGrT2IQ9g7KckNz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Nếu bạn muốn xoá hàng loạt các chỉ số, hãy **tích vào ô vuông các hoá đơn** bạn muốn và chọn nút icon **Xoá.**

<figure><img src="/files/VCyTEQq5kkfXSLvMaTlM" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **3.2. Duyệt hoá đơn**

Duyệt hoá dơn là tính năng nhằm kiểm duyệt hoá đơn trước khi gửi tới khách hàng, hỗ trợ giảm thiểu tối đa các trường hợp sai sót thông tin gây ảnh hưởng đến khách hàng cũng như các yếu tố: doanh thu, tính chuyên nghiệp,.. trong quản lý vận hành.

Để duyệt hoá đơn trên phần mềm bạn có thể duyệt theo 2 cách:

**CÁCH 1: DUYỆT TỪNG HOÁ ĐƠN**

**Bước 1**: Tại màn Danh sách hoá đơn, ấn chọn nút **Duyệt** tại hoá đơn mà bạn muốn duyệt

<figure><img src="/files/rkuYnmsn6guYBAOdhPFx" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 2**: Lúc này hệ thống sẽ hỏi bạn "Bạn đang thực hiện thao tác DUYỆT hoá đơn. Bạn có chắc chắn muốn xác nhận duyệt này không?".

* Nếu bạn muốn huỷ duyệt hoá đơn => Hãy ấn nút **Huỷ**
* Nếu bạn muốn duyệt hoá đơn => Hãy ấn nút **Duyệt** để hoàn thành thao tác

Nếu bạn duyệt hoá đơn thành công hệ thống sẽ ẩn nút duyệt và hiển thị trạng thái "**Đã duyệt**"

<figure><img src="/files/ZRAMQzABARGANSqtIe6j" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**CÁCH 2: DUYỆT HOÁ ĐƠN HÀNG LOẠT**

Tương tự như Duyệt từng hoá đơn, thay vì chọn một hoá đơn để duyệt thì bạn tích chọn nhiều hoá đơn cùng lúc. Sau đó, ấn nút **Duyệt** ngay bên góc phải màn hình.

<figure><img src="/files/s4buNk3lcBdG0aG0GVvR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nếu thành công hệ thống sẽ ẩn nút Duyệt và hiển thị trạng thái "**Đã duyệt**". *Lưu ý: Các hoá đơn đã duyệt thì bạn không thể thao tác Sửa hoặc Xoá*

Trong trường hợp bạn muốn huỷ hoá đơn đã duyệt, hãy ấn nút **Thao tác** -> **Bỏ duyệt.**

<figure><img src="/files/eGDak7zd7RtzhdFvEWhn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **3.3. Gửi hoá đơn**

Sau khi tạo hóa đơn, bạn có thể **gửi cho từng khách** hoặc **gửi hàng loạt theo tòa nhà**.

**a. Gửi hóa đơn cho từng khách**

**Bước 1:** Vào **Danh sách hóa đơn** → **click mã hóa đơn** muốn gửi.

<figure><img src="/files/x8R2LHZBkTFKR4xV29sq" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 2:** Tại trang **Chi tiết hoá đơn,** bạn có 2 cách gửi:&#x20;

***Cách 1: Gửi trực tiếp từ hệ thống***

Để gửi hoá đơn trực tiếp từ hệ thống, bạn ấn chọn **Gửi hoá đơn.** Hệ thống sẽ hiển thị các phương thức gửi:&#x20;

* **Sao chép liên kết**: Sao chép URL hóa đơn để tự gửi qua kênh bất kỳ.
* **Thông báo qua App Resident**: Gửi push/in-app (khách cần có tài khoản/app Resident).
* **Zalo OA**: Gửi tin qua Zalo của khách (nếu số điện thoại có Zalo) bằng **OA Resident** hoặc **OA thương hiệu của chủ nhà**.
* **Zalo Bot**: Hệ thống tự động *kết bạn* và gửi tin qua Zalo của khách (nếu số điện thoại có Zalo) bằng **Zalo Resident** hoặc **Zalo cá nhân của chủ nhà**.
* **Email**: Gửi hóa đơn đến địa chỉ email của khách (nếu đã lưu).

<figure><img src="/files/7xHsgvHSgAewIquuPFQQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

***Cách 2: Tải xuống và gửi cho khách***

Để tải hoá đơn gửi cho khách thuê, bạn click vào nút **Tải hoá đơn**, chọn **Tải xuống** **Ảnh** hoặc **Tải xuống** **PDF** và gửi cho khách thuê qua kênh bạn mong muốn.

<figure><img src="/files/iUWnGHV3FjWKtCXiTPD9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Ngoài ra, bạn cũng có thể tải hàng loạt hoá đơn dạng ảnh hoặc pdf bằng cách ấn vào nút tương ứng trên thanh công cụ.

<figure><img src="/files/rs0mc90KiKUAj5G4Ftvy" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **3.4. Sinh hoá đơn**

Chức năng **Sinh hóa đơn** trên Resident giúp chủ nhà tạo hóa đơn định kỳ cho khách thuê một cách nhanh chóng, chính xác và có thể áp dụng cho nhiều khách cùng lúc.&#x20;

Để Sinh hoá đơn, bạn làm theo các bước sau:

**Bước 1:** Trên thanh công cụ, chọn  biểu tượng **Sinh hóa đơn**

<figure><img src="/files/3H6lbfN9Cj0MDrGMKvMT" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 2.** Màn hình **Tạo nhiều hóa đơn** hiển thị. Điền đầy đủ thông tin:

* **Kỳ thanh toán**: Chọn tháng cần sinh hóa đơn (ví dụ: 09/2025).
* **Tòa nhà**: Chọn tòa nhà muốn tạo hóa đơn.
* **Hình thức tạo hóa đơn**:
  * **Chỉ tiền nhà**: Hệ thống chỉ sinh hóa đơn tiền thuê nhà.
  * **Chỉ tiền dịch vụ**: Hệ thống chỉ sinh hóa đơn tiền dịch vụ.
  * **Tiền nhà & Dịch vụ**: Hệ thống sinh hóa đơn gồm cả tiền thuê nhà và tiền dịch vụ.

<figure><img src="/files/LjvCI3C5WlHtV7rKGE5A" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3.** Xác nhận → nhấn **Lưu**.\
Hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn cho toàn bộ khách thuê trong tòa nhà theo kỳ thanh toán đã chọn.

### **3.5. Xác nhận thu tiền hoá đơn**

Sau khi Lập hóa đơn, để xác nhận khách hàng đã thanh toán hóa đơn này trên hệ thống bạn hãy thực hiện các bước sau:

**Bước 1**: Tại màn hình danh sách hoá đơn, ấn nút **Thao tác** -> **Thu tiền**

<figure><img src="/files/957GD9SfGpGfqWk5K1cj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 2**: Lúc này màn hình Thanh toán hoá đơn sẽ xuất hiện, hãy điền các thông tin theo yêu cầu của hệ thống.

*Lưu ý: Những mục đánh dấu **(\*)** là những mục bắt buộc phải điền thông tin.*

<figure><img src="/files/3vonJu7J2ozg7q5NlJUm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3**: Ấn nút **Lưu** để hoàn thành thao tác thu tiền. Nếu thành công hệ thống sẽ hiển thị số tiền khách đã thanh toán tại cột "Đã trả" và số tiền còn lại khách cần thanh toán tại cột "Còn Nợ"

<figure><img src="/files/AoMJoA29Jiq3QmUABybn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<mark style="color:red;">Hiện nay để giảm tải các thao tác thủ công, Resident có cung cấp</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">**Tính năng gạch nợ tự động hóa đơn**</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">để hệ thống tự động xác nhận thu tiền khi khách thuê chuyển khoản thành công. Nếu khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin vui lòng liên hệ hotline: 0355430074 để được giải đáp</mark>

***Ghi chú:***&#x20;

* *Đối với trường hợp khách hàng thanh toán số tiền nhiều hơn so với tổng giá trị hoá đơn cần thanh toán. Bạn vẫn xác nhận thu tiền theo đúng số tiền thực thu của khách hàng vào hoá đơn. Hệ thống sẽ tự dộng ghi nhận số tiền dư vào mục **Tiền thừa** để tự động trừ nợ ở những hoá đơn sau.*
* *Hoặc trường hợp khách hàng thanh toán trước một khoản để trừ dần vào hoá đơn. Bạn có thể **Lập phiếu thu** và chọn hạng mục **Tiền thừa** để hệ thống ghi nhận vào mục Tiền thừa, hỗ trợ chủ nhà trong việc theo dõi các khoản tiền dư mà khách đã thanh toán.*

<figure><img src="/files/XF5eA9G4nFfqtdvKcgej" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **3.6. In hoá đơn**

Tại màn danh sách hoá đơn, ấn chọn **Mã hoá đơn** để xem chi tiết hoá đơn. Sau đó ấn nút **In hoá đơn** để tiến hành thao tác in hoá đơn

<figure><img src="/files/NHgGTE4LkQL4f3T4StRa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **3.7. Thống kê hoá đơn**

Tại màn hình Hoá đơn bạn có thể xem tổng tiền của tất cả hoá đơn theo các trường thông tin lọc như: Tòa nhà, Phòng, Giường, Hợp đồng, Thời gian, Trạng thái....tại phần thống kê phía trên danh sách hoá đơn.

Ngoài ra, bạn có thể xem tổng số tiền bạn đã thu của khách từ hoá đơn là bao nhiêu? Tổng tiền phải thu của khách (Hay khách chưa thanh toán) là bao nhiêu? Từ đó, theo dõi được tiến độ thanh toán và lên phương án cho những trường hợp thanh toán chậm rủi ro cao.

<figure><img src="/files/yPYNObcYtAAvKrXBXVya" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Trên đây là hướng dẫn cách Lập hoá đơn, xác nhận thu tiền và cách thao tác các tính năng tại màn Hoá đơn trên phần mềm quản lý Bất động sản Resident từ thiết bị máy tính.

***Xem video hướng dẫn chi tiết tại đây:***

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=atSZTsDn2x0>" %}

Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline **0355.430.074** hoặc gửi về email: **<Contact@resident.vn>** để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.resident.vn/quan-ly-and-van-hanh/tai-chinh/hoa-don.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.