# Hợp đồng

Quản lý hợp đồng khách thuê có lẽ là phần quan trọng nhất trong quản lý vận hành căn hộ. Căn cứ vào hợp đồng chủ nhà có thể biết khách thuê của họ đang ở Tòa nhà nào? Phòng nào? Thời hạn hợp đồng là bao lâu? Sử dụng những dịch vụ nào? ... Cùng rất nhiều các thông tin liên quan khác. Quản lý hợp đồng chặt chẽ sẽ giúp chủ nhà nắm bắt được thông tin khách hàng, lên kế hoạch cho những trường hợp khách chuẩn bị rời phòng, tránh thất thoát doanh thu từ những trường hợp rủi ro trong quá trình vận hành.

Hiện nay để chủ nhà có thể áp dụng quản lý hợp đồng triệt để trên phần mềm. Resident sẽ hướng dẫn các bạn cách lập hợp đồng thêm khách thuê mới vào phòng và một tính năng khác như: Gia hạn hợp đồng, thanh lý hợp đồng,...

## **1. Tạo hợp đồng**

**Bước 1:** Tại màn hình chính, ấn chọn **Khách hàng** ⇒ **Hợp đồng thuê**

**Bước 2:** Ấn chọn nút dấu **(+)** để **Thêm hợp đồng**

<figure><img src="/files/MuFeodzBC7jKdAM8Gs3A" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3:** Lúc này, màn hình chi tiết lập hợp đồng sẽ xuất hiện. Hãy điền đủ thông tin các phần theo yêu cầu của hệ thống:

*Lưu ý: Những trường thông tin đánh dấu **(\*)** là những trường thông tin bắt buộc phải điền*

**a. Thông tin chung**

* **Toà nhà**: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm toà nhà mới
* **Phòng:** Chọn trong danh sách có sẵn hoặc thêm phòng mới
* **Giường:** Áp dụng đối với mô hình Ký túc xá, homestay,... bạn hãy chọn trong danh sách có sẵn (Nếu có)
* **Ngày ký**: Điền ngày chủ nhà ký hợp đồng với khách thuê
* **Ngày bắt đầu**: Điền ngày khách bắt đầu thuê nhà
* **Hạn hợp đồng**: Điền ngày khách hết hạn hợp đồng
* **Mẫu hợp đồng thuê**: Chọn trong danh sách hoặc bạn cũng có thể tự tạo 1 mẫu Hợp đồng thuê riêng bằng cách truy cập vào mục Mẫu biểu -> Hợp đồng thuê để tạo mới
* **Mẫu in hoá đơn**: Chọn trong danh sách hoặc bạn cũng có thể tự tạo 1 mẫu Hợp đồng thuê riêng bằng cách truy cập vào mục Mẫu biểu -> Mẫu hoá đơn để tạo mới
* **Ghi chú**: Điền thông tin ghi chú (Nếu có)

<figure><img src="/files/GtWXvuKDcfNkHZMeMYvQ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**b. Khách hàng**

* Tại phần thông tin Khách hàng, ấn chọn icon **Thêm khách hàng.**&#x20;

<figure><img src="/files/nAeODNduek2hXoBHben4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Lúc này, màn hình Danh sách khách hàng sẽ xuất hiện. Hãy **tích chọn khách hàng trong danh sách có sẵn** hoặc **Thêm mới** để thêm khách hàng mới

<figure><img src="/files/xKvPWpZHyLsmqBNvbQ4Y" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Cuối cùng, ấn nút **Chọn** để hoàn thành thao tác chọn khách thuê gán với hợp đồng. Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị khách thuê đó ra màn hình ngoài phần Khách hàng

<figure><img src="/files/iBgyLcoxgWPR8Fpj9Il3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**c. Tiền thuê & Tiền cọc**

* **Tiền thuê**: Giá thuê phòng hàng tháng
* **Chu kỳ thanh toán**: Chọn chu kỳ trong danh sách có sẵn. Ví dụ: Nếu bạn quy định khách thuê đóng tiền nhà 1 tháng 1 lần thì bạn chọn chu kỳ là **1 tháng**. Nếu bạn quy định khách thuê đóng tiền 3 tháng 1 lần thì chọn chu kỳ là **3 tháng**
* **Ngày bắt đầu tính tiền**: Ngày bắt đầu tính tiền thuê căn hộ
* **Tiền cọc**: Đây là số tiền bạn sẽ giữ của khách thuê trong suốt quá trình khách thuê ở tại căn hộ
* **Đã đặt cọc:** Hệ thống sẽ hiển thị sẵn số tiền khách thuê đã đặt cọc giữ chỗ trước đó (nếu có)
* **Tiền cọc phải đóng:** Đây là số tiền cọc còn lại mà khách thuê phải đóng cho chủ nhà
* **Số tháng giảm, số tiền giảm mỗi tháng:** Điền thông tin khuyến mại cho khách (nếu có)

<figure><img src="/files/5GQJjGBLOoW8tclneqMY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**d. Tiền phí dịch vụ**

* Tại phần thông tin Tiền phí dịch vụ ấn chọn icon **Thêm dịch vụ.**&#x20;

<figure><img src="/files/oY9cqHSOUQ8NoxYLLEjk" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Lúc này, màn hình Danh sách Dịch vụ & Phí sẽ xuất hiện. Hãy **tích chọn dịch vụ trong danh sách có sẵn** hoặc ấn nút **Thêm mới** để thêm dịch vụ mới vào danh sách chọn

<figure><img src="/files/CyRMC1lPDJphUoO1RWjz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Sau đó, ấn nút **Chọn** để hoàn thành thao tác chọn danh sách dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Nếu thành công, hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ đó ra màn hình ngoài phần thông tin Tiền Dịch vụ & Phí. Ngoài ra, hãy chọn công tơ, điền sẵn thông tin chỉ số đầu của điện nước hoặc số lượng gán với từng dịch vụ

<figure><img src="/files/yTVJDPM9vEWuGAWPlcN3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 4:** Cuối cùng, ấn nút **Lưu** để hoàn thành thao tác Lập hợp đồng mới. Nếu thành công hệ thống sẽ gửi thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại màn Danh sách hợp đồng.

<figure><img src="/files/Wv29HepcFmgcNW6pssB4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nếu muốn Sửa hoặc Xoá thông tin liên quan đến hợp đồng. Hãy ấn nút **Sửa** hoặc **Xoá** ngay tại hợp đồng bạn muốn thao tác.

## **2. Mẹo tạo hợp đồng nhanh từ file dữ liệu mẫu**

Đối với các đơn vị có số lượng khách thuê lớn thì việc tạo hàng loạt thông tin hợp đồng thuê là tính năng cần thiết. Để hỗ trợ người dùng tạo dữ liệu nhanh hơn, trên thiết bị máy tính Resident đã thiết kế tính năng tạo dữ liệu nhanh từ file excel mẫu. Cụ thể:

**Bước 1**: Tại màn hình chính ấn chọn mục **Hợp đồng thuê**

**Bước 2**: Ấn nút **Thêm dữ liệu** hình mũi tên đi lên

<figure><img src="/files/iI4rrvzkvIvUnpCgkfuz" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3**: Tại đây hệ thống sẽ hiển thị chi tiết màn nhập dữ liệu, bạn hãy ấn **Chọn tòa nhà bạn muốn lập hợp đồng** và ấn vào “**Tải file mẫu tại đây**” để tải file mẫu xuống.

<figure><img src="/files/14M5QmLDPRXRUoz4S4La" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 4**: Mở file mẫu và điền dữ liệu hợp đồng theo các trường thông tin hệ thống yêu cầu nhập.&#x20;

*Lưu ý:*

* *Những mục đánh dấu **(\*)** là những mục bắt buộc phải điền thông tin.*
* *Bôi đen toàn bộ bảng -> Định dạng file đưa về dạng "Text" trước khi nhập dữ liệu*
* *Hãy xem **ví dụ mẫu** trước khi nhập dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.*

<figure><img src="/files/9EIlO9uWJm37Md3a6e5i" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 5**: Đẩy file dữ liệu chứa thông tin hợp đồng cần tạo lên hệ thống bằng cách ấn nút “**Chọn file**” hoặc “**Kéo thả file**” vào màn Chi tiết nhập dữ liệu. Sau đó ấn nút **Nhập dữ liệu**

<figure><img src="/files/bOAa2ikM2aoXcacbIy8s" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nếu bạn nhập dữ liệu thành công, hệ thống sẽ bắn thông báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và hiển thị thông tin chi tiết tại các màn **Danh sách hợp đồng**

## **3. Hướng dẫn một số thao tác tại màn Hợp đồng thuê**

Tại phần này Resident sẽ hướng dẫn các bạn các trường hợp phát sinh cần quản lý và xử lý trên phần mềm, cụ thể như sau:

### **a. Gia hạn hợp đồng**

Trong trường hợp khách thuê chuẩn bị hết hạn hợp đồng và có nhu cầu ở tiếp, hãy ấn nút **Thao tác** -> **Gia hạn hợp đồng**&#x20;

<figure><img src="/files/0oGUVjPraNAJr6921ebJ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tiếp theo, điền thông tin tại màn Gia hạn hợp đồng và ấn nút Lưu để hoàn thành thao tác gia hạn hợp đồng

<figure><img src="/files/ZFnxqflwIAfMHyuPsTJZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **b. Chuyển Phòng/Giường**

Trong trường hợp khách có nhu cầu chuyển từ phòng/giường này sang phòng/giường khác. Bạn thực hiện thao tác trên phần mềm như sau:

Tại hợp đồng cần chuyển, ấn nút **Thao tác** -> **Chuyển Phòng/Giường**

<figure><img src="/files/ZbVrbqxEpIelDuve72Bl" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lúc này, màn hình Chuyển phòng/giường sẽ hiển thị, bạn cần điền thông tin phòng/giường bạn muốn chuyển đến và các thông tin đi kèm khác&#x20;

<figure><img src="/files/MVfUfICKg490wTjVYTPA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cuối cùng, ấn nút **Lưu** để hoàn thành thao tác chuyển Phòng/giường. Nếu chuyển thành công, hệ thống sẽ thanh lý hợp đồng khách ở phòng cũ và thiết lập hợp đồng khách ở phòng mới theo thông tin đã điền bên trên. Bạn có thể check lại hợp đồng mới tại màn Hợp đồng thuê để đảm báo tính chính xác.

### **c. Đăng ký ngày chuyển đi**

Tính đăng đăng ký ngày chuyển đi được đội ngũ Resident xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ chủ nhà lưu trữ thông tin ngày khách sẽ chuyển ra khỏi tòa nhà. Tính năng này như một công cụ hiển thị nhắc nhở chủ nhà lên phương án cho thuê phòng và tìm khách thuê mới.

Để lưu thông tin ngày khách chuyển đi trên hệ thống. Tại màn hình danh sách hợp đồng, ấn nút **Thao tác** -> **Đăng ký ngày chuyển đi**

<figure><img src="/files/lSUrpbp9QsYKHckxdL59" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tiếp theo, điền thông tin vào mục **Ngày sẽ chuyển đi,** điền **Ghi chú** nếu có và ấn nút **Lưu** để xác nhận hoàn thành thao tác đăng ký ngày chuyển đi

<figure><img src="/files/1sTCwoJFBpx3UlNEEooR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nếu đăng ký ngày chuyển đi thành công hệ thống sẽ hiển thị trạng thái **Sắp chuyển đi** tại cột trạng thái trên màn danh sách hợp đồng

<figure><img src="/files/NLZJmh5QsbpSgRpOpCg1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **d. Nhượng hợp đồng**

Trường hợp khách thuê nhượng hợp đồng cho một khách thuê khác. Hãy ấn nút **Thao tác** -> **Nhượng hợp đồng** tại hợp đồng cần nhượng để thực hiện thao tác nhượng

<figure><img src="/files/5ngUw7Vjma567vu6Gj6M" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Lúc này, màn hình nhượng hợp đồng sẽ được bật lên, hãy check lại thông tin hợp đồng hiện tại và điền thông tin khách hàng mới, đi kèm một số thông tin khác để hoàn thành thao tác nhượng

<figure><img src="/files/fJArMMaDZnXnRI8ITTN7" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

&#x20;Nếu thực hiện thao tác nhượng hợp đồng thành công, hệ thống sẽ xử lý thanh lý hợp đồng khách cũ và ghi nhận hợp đồng mới theo khách thuê mới và hiển thị tại màn danh sách hợp đồng thuê. Bạn có thể kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác

### **e. Thanh lý hợp đồng**

Khi khách thuê hết hạn hợp đồng thuê và có nhu cầu thanh lý hợp đồng, trên phần mềm bạn cần thực hiện các thao tác sau:

**Bước 1**: Tại màn hình Danh sách hợp đồng, ấn chọn **Thao tác** -> **Thanh lý hợp đồng**

<figure><img src="/files/LO6znYFVWmR3HKoACfIa" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 2**: Lúc này, màn hình chi tiết Thanh lý hợp đồng sẽ xuất hiện. Tùy thuộc vào trường hợp thực tế để lựa chọn hình thức thanh lý cho phù hợp

**Trường hợp 1: Khách bỏ cọc**

Bạn hãy tích chọn ô **"Khách bỏ cọc"**, điền ngày khách bỏ cọc và ấn **"Lập hóa đơn & thanh lý"** để xác nhận thanh lý bỏ cọc

<figure><img src="/files/kEcTuYx4gbfSMZdvAELt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nếu thực hiện thành công, hệ thống sẽ thực hiện thao tác thanh lý hợp đồng, lập hóa đơn thanh lý ghi nhận tại màn hóa đơn và khoản thu tiền cọc trước đó sẽ được ghi nhận vào Báo cáo doanh thu&#x20;

**Trường hợp 2: Khách rời phòng**

Trường hợp khách thuê rời phòng và bạn có trả cọc lại cho khách như bình thường. Bạn hãy tích chọn "Khách rời phòng" và điền đủ thông tin 4 phần theo yêu cầu của hệ thống:

*Lưu ý: Những trường thông tin đánh dấu **(\*)** là những trường thông tin bắt buộc phải điền*

* **Thông tin hợp đồng**: Tại đây, hệ thống sẽ tổng hợp một số thông tin cơ bản của hợp đồng, hãy điền vào mục ngày khách chuyển đi vào mục **Ngày chuyển đi**
* **Công nợ khách hàng**: Đây là phần tổng hợp các hoá đơn khách thuê chưa thanh toán cho chủ nhà
* **Hoàn cọc và tiền thừa**: Điền số tiền chủ nhà sẽ trả lại tiền cọc cho khách (Không bao gồm các khoản phí cấn trừ khác), phí phạt và tiền phòng thừa nếu có.
* **Tổng hợp**: Đây là phần tổng hợp các khoản cần thu chi khi thanh lý hợp đồng. Hệ thống sẽ gợi ý kết quả sau khi thanh lý là chủ nhà cần thanh toán cho khách thuê số tiền bao nhiêu? Hoặc ngược lại khách thuê cần phải thanh toán cho chủ nhà số tiền là bao nhiêu?

<figure><img src="/files/YxfDo3yRPTNwlXZqqkmR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Bước 3**: Ấn nút **Lập hoá đơn và Thanh lý** để hoàn thành thao tác Thanh lý hợp đồng. Lúc này bạn hãy kiểm tra hoá đơn tại mục Hoá đơn và gửi thông tin đến khách thuê để hoàn tất các thao tác thanh lý hợp đồng

***Xem video hướng dẫn chi tiết tại đây:***

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=6L-wiDf6CSU>" %}

Trên đây là hướng dẫn một số thao tác tại màn Hợp đồng thuê. Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline **0355.430.074** hoặc gửi về email: **<Contact@resident.vn>** để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.resident.vn/quan-ly-and-van-hanh/khach-hang/hop-dong.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.