Cài đặt chung
1. Cài đặt cơ bản
Trong trường hợp bạn có logo nhận diện thương hiệu riêng, bạn có thể tải logo lên để hiển thị trên các biểu mẫu hóa đơn, giúp khách hàng nhận biết và lan tỏa thương hiệu của bạn.
Để cài đặt logo, bạn chỉ cần click hoặc kéo thả file tại mục tải ảnh logo. Sau đó ấn Cập nhật.
Lưu ý: Đảm bảo rằng logo bạn tải lên có định dạng và kích thước phù hợp để hiển thị đẹp trên các biểu mẫu. Logo sẽ giúp gia tăng sự nhận diện thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp cho hóa đơn.
2. Hợp đồng
2.1. Tự cài số người dùng dịch vụ theo số người trong hợp đồng (với dịch vụ tính theo người):
Chức năng: Tính năng này cho phép bạn tự động xác định số lượng người sử dụng dịch vụ theo hợp đồng mà không cần chỉnh sửa thủ công.
Hướng dẫn: Nếu bạn muốn hệ thống tự động cập nhật số lượng người dùng dịch vụ khi hợp đồng được ký kết, hãy bật tính năng này lên. Ngược lại, nếu bạn muốn chỉnh sửa số lượng thủ công, hãy tắt tính năng này.
2.2. Bật tính năng kiểm kê tài sản khi ký & thanh lý hợp đồng
Chức năng: Tính năng này cho phép hệ thống kiểm kê tài sản khi bạn ký kết hợp đồng hoặc thanh lý hợp đồng, giúp theo dõi và cập nhật trạng thái tài sản.
Hướng dẫn: Nếu bạn muốn hệ thống tự động kiểm kê tài sản khi ký hoặc thanh lý hợp đồng, hãy bật tính năng này. Nếu bạn không cần tính năng này, hãy tắt nó đi.
2.3. Tự động lập hợp đồng mới khi thao tác gia hạn
Chức năng: Khi khách hàng gia hạn hợp đồng, hệ thống sẽ tự động lập hợp đồng mới mà không cần thao tác thủ công.
Hướng dẫn: Nếu bạn muốn hệ thống tự động lập hợp đồng mới khi có thao tác gia hạn, hãy bật tính năng này lên. Ngược lại, nếu bạn muốn thao tác thủ công để lập hợp đồng mới, hãy tắt tính năng này.
2.4. Bật tính năng ký hợp đồng online
Chức năng: Tính năng này cho phép khách hàng ký hợp đồng trực tuyến thông qua một liên kết, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả chủ nhà và khách thuê.
Hướng dẫn: Khi bật tính năng này, sẽ hiển thị thêm dòng trạng thái "Ký hợp đồng" trong mục Thông tin hợp đồng (kiểm tra bằng cách truy cập mục Khách hàng -> Hợp đông -> Click vào mã ở đầu hợp đồng để hiển thị Thông tin hợp đồng). Bạn có thể sao chép liên kết để gửi qua các kênh online cho khách hàng ký hợp đồng hoặc chọn gửi email ký hợp đồng cho khách hàng, Resident sẽ gửi email ký hợp đồng đến khách hàng bạn chọn (lưu ý: bạn phải cung cấp đầy đủ email của khách trong thông tin cá nhân của khách hàng) Nếu bạn tắt tính năng ký hợp đồng online, mục "Ký hợp đồng" sẽ không xuất hiện và bạn sẽ không thể sao chép link ký hợp đồng hoặc gửi email ký hợp đồng cho khách thuê. Hãy bật tính năng này nếu bạn muốn dễ dàng gửi hợp đồng trực tuyến đến khách thuê.
2.5. Bật tính năng cài đặt ngày thanh toán
Chức năng: Tính năng này cho phép bạn cài đặt ngày thanh toán cố định cho hợp đồng.
Hướng dẫn: Khi bật tính năng, mục Ngày thanh toán sẽ hiển thị khi lập hợp đồng mới. Bạn có thể chọn bất kỳ ngày nào trong tháng từ 1 đến 31 làm ngày thanh toán cố định. Hệ thống sẽ tự động áp dụng ngày này làm hạn thanh toán cho khách hàng hàng tháng. Nếu không bật tính năng, mục Ngày thanh toán sẽ không xuất hiện và bạn sẽ không thể cài đặt ngày thanh toán cố định cho hợp đồng.
2.6. Hiển thị trạng thái sắp hết hạn hợp đồng còn X ngày
Chức năng: Tính năng này giúp bạn theo dõi các hợp đồng sắp hết hạn một cách dễ dàng bằng cách hiển thị trạng thái trên màn hình hợp đồng.
Hướng dẫn: Khi bật tính năng, trong cột Trạng thái của màn hình hợp đồng, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái Sắp hết hạn dựa trên số ngày bạn cài đặt (ví dụ: 30 ngày hoặc 10 ngày). Số ngày còn lại trước khi hợp đồng hết hạn cũng sẽ được hiển thị kèm theo.
2.7. Nhận thông báo quá hạn hợp đồng khi còn X ngày
Chức năng: Tính năng này giúp người dùng và quản lý nhận thông báo khi hợp đồng đã quá hạn, để kịp thời xử lý gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng.
Hướng dẫn: Bạn có thể cài đặt nhiều ngày cảnh báo, cách nhau bằng dấu phẩy (ví dụ: 1,2). Khi hợp đồng đã quá hạn 1 hoặc 2 ngày, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động đến người dùng và quản lý.
3. Hóa đơn
3.1. Tự động duyệt chỉ số công tơ
Chức năng: Sau khi ghi chỉ số công tơ thành công, hệ thống mặc định yêu cầu duyệt thủ công trước khi áp dụng vào hóa đơn. Tùy chọn này cho phép hệ thống tự động duyệt ngay sau khi tạo, giúp tiết kiệm thao tác.
Hướng dẫn: Nếu muốn hệ thống tự động duyệt chỉ số sau khi ghi, hãy bật tùy chọn Duyệt tự động. Ngược lại, nếu muốn kiểm tra và duyệt thủ công trước khi áp dụng vào hóa đơn, để tắt tùy chọn này.
3.2. Tự động duyệt hoá đơn
Chức năng: Khi bật, hệ thống sẽ tự động duyệt hóa đơn ngay sau khi tạo và gửi trực tiếp cho khách thuê. Nếu không bật, hóa đơn sẽ ở trạng thái chờ duyệt và cần chủ nhà duyệt thủ công trước khi gửi đi.
Hướng dẫn: Bật tùy chọn này nếu muốn tiết kiệm thời gian, không phải duyệt hóa đơn thủ công cho từng khách thuê. Ngược lại, để tắt nếu muốn kiểm tra kỹ và duyệt từng hóa đơn trước khi gửi.
3.3. Sử dụng hệ số trong hoá đơn
Chức năng: Khi bật, hệ thống sẽ hiển thị thêm cột hệ số trong hóa đơn. Tính năng này cho phép áp dụng hệ số mặc định để nhân với số tiền (mặc định là 1).
Hướng dẫn: Nhập hệ số phù hợp với quy định thực tế. Ví dụ: nhập 1.2 nếu muốn cộng thêm 20% phí chung.
3.4. Tự động tính toán hệ số dựa trên ngày bắt đầu và kết thúc của dịch vụ
Chức năng: Hệ thống tự động chia tỷ lệ phí dịch vụ theo số ngày sử dụng thực tế trong kỳ.
Hướng dẫn: Bật tùy chọn này nếu hợp đồng không trọn tháng mà tính phí theo ngày. Khi lập hóa đơn, hệ thống sẽ tự động tính hệ số dựa vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc dịch vụ. Ví dụ: Phí vệ sinh từ 15/9/2025 đến 30/9/2025 → hệ số là 0.5 (nửa tháng).
3.5. Tự động tính toán chu kỳ thời gian tính dịch vụ
Chức năng: Xác định cách hệ thống tính chu kỳ dịch vụ (theo tháng, theo ngày bắt đầu, hoặc theo ngày chốt), giúp việc lập hóa đơn phù hợp với từng mô hình quản lý.
Hướng dẫn:
Theo chu kỳ trong tháng: Dịch vụ luôn tính từ ngày 1 đến hết tháng (tức từ ngày 1 đến ngày 30 hoặc 31 tùy tháng).
Theo chu kỳ từ ngày bắt đầu tính tiền: Mỗi hợp đồng sẽ có ngày bắt đầu khác nhau. Ví dụ: hợp đồng bắt đầu ngày 21/9, thì dịch vụ sẽ tính từ ngày 21/9 đến 21/10.
Theo chu kỳ từ ngày chốt tiền: Dịch vụ tính theo mốc ngày chốt do quản lý quy định. Ví dụ: nếu ngày chốt là mùng 5 hằng tháng, thì chu kỳ tính từ ngày 5 tháng này đến ngày 5 tháng sau.
3.6. Cách chia tỷ lệ trong TH lẻ ngày
Chức năng: Cho phép lựa chọn cách chia phí khi kỳ tính không đủ tháng.
Hướng dẫn:
Tùy theo số ngày trong tháng: Tính đúng theo 28/29/30/31 ngày.
Chia cố định cho 30 ngày: Luôn chia trung bình theo 30 ngày.
3.7. Hạn thanh toán hóa đơn
Chức năng: Cài đặt số ngày hoặc mốc cố định để cư dân phải thanh toán.
Hướng dẫn:
Chọn Ngày cố định trong tháng nếu muốn ấn định (ví dụ: ngày 5 hằng tháng).
Chọn Theo ngày chốt hợp đồng nếu gắn với thời điểm ký hợp đồng.
Chọn X ngày kể từ ngày lập và nhập số ngày (ví dụ: 5) để hạn thanh toán linh hoạt.
3.8. Bật tính năng tự lập hoá đơn đặt cọc
Chức năng: Cho phép lựa chọn cách hệ thống ghi nhận tiền đặt cọc. Khi bật, hệ thống sẽ tạo hóa đơn đặt cọc. Khi tắt, hệ thống sẽ bỏ qua hóa đơn và sinh trực tiếp phiếu thu tự động.
Hướng dẫn:
Bật nếu muốn quản lý tiền cọc minh bạch bằng hóa đơn trước khi thu.
Tắt nếu muốn đơn giản hóa, chỉ cần phiếu thu mà không lập hóa đơn.
3.9. Tự động sinh hóa đơn tiền nhà kỳ tiếp theo
Chức năng: Tự động tạo hóa đơn cho kỳ tiếp theo sau khi kỳ hiện tại kết thúc.
Hướng dẫn: Bật để đảm bảo không bỏ sót kỳ thu, giúp thu tiền đều đặn.
3.10. Cho phép cư dân chốt điện nước từ app
Chức năng: Cho phép cư dân tự nhập chỉ số công tơ trên ứng dụng để hệ thống sinh hóa đơn.
Hướng dẫn: Bật khi muốn cư dân chủ động nhập số liệu. Nếu muốn chủ nhà tự chốt, có thể tắt.
4. Thu chi
Tự động duyệt thu chi: Sau khi bạn tạo phiếu Thu/chi, hệ thống sẽ yêu cầu bạn duyệt phiếu Thu/chi này. Hiện tại hệ thống đang mặc định chọn Duyệt thủ công, nếu bạn muốn hệ thống tự động duyệt sau khi tạo thì hãy ấn chọn Duyệt tự động.
5. Thông báo
5.1. Thông báo nhắc đến ngày lập hóa đơn
Chức năng: Gửi thông báo cho quản lý hoặc người có quyền lập hóa đơn khi đến hạn lập hóa đơn.
Hướng dẫn:
Bật để hệ thống nhắc nhở kịp thời, tránh bỏ sót kỳ lập hóa đơn.
Ở ô nhập liệu “Thông báo trước bao nhiêu ngày?”, bạn có thể nhập 1 hoặc nhiều mốc ngày, cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: nhập 1,3,5 → hệ thống sẽ nhắc trước 1 ngày, 3 ngày và 5 ngày so với ngày lập hóa đơn.
5.2. Thông báo nhắc hạn thanh toán hóa đơn
Chức năng: Gửi thông báo đến khách thuê khi gần đến hạn thanh toán hóa đơn, giúp họ chủ động chi trả đúng thời hạn.
Hướng dẫn:
Bật để giảm tình trạng chậm hoặc quên thanh toán.
Nhập số ngày muốn nhắc trước vào ô “Thông báo trước bao nhiêu ngày?”. Có thể nhập nhiều giá trị, cách nhau bằng dấu phẩy.
Ví dụ: nhập 2,7 → khách thuê sẽ nhận thông báo trước 2 ngày và 7 ngày so với hạn thanh toán.
5.3. Tự động gửi tin xác nhận thanh toán qua Zalo OA
Chức năng: Khi khách thanh toán thành công (tự động gạch nợ hoặc quản lý xác nhận thu thủ công), hệ thống sẽ gửi tin nhắn xác nhận qua Zalo OA.
Hướng dẫn: Bật để khách thuê nhận ngay thông báo xác nhận, đảm bảo minh bạch và nâng cao trải nghiệm.
Mọi thắc mắc xin liên hệ ngay tới hotline 0355.430.074 hoặc gửi về email: [email protected] để được tư vấn và giải đáp. Chúc các bạn thành công!
Last updated